Mikä on Pro Forma -lasku?
Proformalasku on alustava myyntilasku, joka lähetetään ostajille ennen tavaran lähetystä tai toimitusta. Tämä asiakirja toimii myyjän sitoumuksena toimittaa tavaroita tai palveluja tiettyyn hintaan. Toisin kuin tavallisessa laskussa, pro forma -laskussa ei vaadita maksua. Sen sijaan se tarjoaa arvion liiketoimen kokonaiskustannuksista, mukaan lukien toimituskulut, tullimaksut ja muut asiaan liittyvät maksut.
Proformalaskuja käytetään yleisesti kansainvälisissä kaupoissa, joissa ostajat ja myyjät neuvottelevat ehdoista ja yksityiskohdista ennen tilauksen viimeistelyä. Tarjoamalla arvioidun kustannuserittelyn pro forma -lasku antaa ostajalle mahdollisuuden suunnitella kuluja ja varmistaa, että hän on varautunut kaikkiin niihin liittyviin maksuihin. On kuitenkin tärkeää huomata, että pro forma -laskut eivät ole oikeudellisesti sitovia asiakirjoja - niiden tarkoituksena on vain tarjota avoimuutta ja asettaa odotukset molemmille osapuolille.
Milloin minun pitäisi käyttää Pro Forma -laskua?
Proformalaskut ovat ihanteellisia useissa skenaarioissa, mm:
- Kansainvälinen merenkulku ja tulli: Kun tavaroita lähetetään kansainvälisesti, tulliviranomaiset vaativat usein pro forma -laskua verojen, tullien ja muiden maksujen arvioimiseksi. Se antaa tulliviranomaisille käsityksen lähetettävistä tavaroista, niiden arvosta ja alkuperästä, minkä ansiosta he voivat käsitellä lähetyksen tehokkaammin.
- Tarjousten virallistaminen: Jos keskustelet hinnoittelusta potentiaalisen asiakkaan kanssa, mutta et ole vielä viimeistellyt myyntiä, pro forma -lasku voi toimia virallisena tarjouksena. Näin asiakas saa tietää odotettavissa olevat kokonaiskustannukset, joten myöhemmin ei tule yllätyksiä.
- Pyydämme maksuvarmuutta: Kun yritys tarvitsee vahvistuksen siitä, että asiakas on valmis sitoutumaan taloudellisesti, pro forma -laskua voidaan käyttää ostajan aikomuksen osoittamiseen, erityisesti tapauksissa, joissa ennakkomaksu voi olla tarpeen ennen tuotannon aloittamista.
- Vientilupien myöntäminen: Joissakin maissa viejien on esitettävä pro forma -lasku hakeakseen vientilupaa. Tämä asiakirja voi helpottaa viranomaishyväksyntöjä esittämällä virallisen näköisen asiakirjan, jossa on sovitut tiedot.
Mitä eroa on kauppalaskulla ja pro forma -laskulla?
Proformalaskun ja kauppalaskun pääasiallinen ero on niiden tarkoituksessa ja oikeudellisessa asemassa.
- Pro Forma -lasku: Tämä on alustava asiakirja eikä maksuvaatimus. Siinä hahmotellaan meneillään olevan myynnin yksityiskohdat, mukaan lukien tuotteet, hinnat, toimituskulut ja odotetut toimitusajat. Sillä ei kuitenkaan ole oikeudellista painoarvoa, ja lukuja voidaan mukauttaa ennen lopullisen laskun laatimista.
- Kauppalasku: Tämä on oikeudellisesti sitova asiakirja, joka liittyy lähetykseen. Se vahvistaa lopullisen myynnin ja määrittelee todellisen maksettavan määrän. Tullivirkailijat käyttävät kauppalaskuja laskiessaan tulleja ja veroja tavaroiden ilmoitetun arvon perusteella. Kun kauppalasku on laadittu, ostaja on velvollinen maksamaan ilmoitetun määrän.
Pohjimmiltaan pro forma -lasku on alustava viite, kun taas kauppalasku viimeistelee myynnin ja pyytää maksua.
Sähköinen Pro Forma -lasku
Proformalaskujen digitalisointi on tehostanut kansainvälistä kauppaa. Nykyään sähköisiä pro forma -laskuja voidaan luoda ja jakaa nopeasti sähköpostitse tai digitaalisten laskutusalustojen kautta, jolloin ostajat ja myyjät saavat kaikki tarvittavat tiedot käyttöönsä välittömästi.
Sähköisen proformalaskun käyttämisellä on useita etuja:
- Nopeus: Koska kaikki käsitellään sähköisesti, ei tarvitse odottaa fyysistä postia tai kuriiripalvelua. Tämä nopeuttaa viestintää ja lyhentää kauppojen loppuunsaattamiseen kuluvaa aikaa.
- Tarkkuus: Digitaaliset laskutusjärjestelmät vähentävät virheiden riskiä hinnoittelussa, veroissa ja tulleissa automatisoimalla laskut. Yritykset voivat myös tallentaa malleja, mikä nopeuttaa vastaavien laskujen tuottamista tulevaisuudessa.
- Vaatimustenmukaisuus: Monet digitaaliset laskutusalustat auttavat varmistamaan kansainvälisten kauppasäännösten noudattamisen sisällyttämällä automaattisesti vaaditut tiedot.
Sähköiset proformalaskut voivat olla erityisen hyödyllisiä kansainvälisesti toimiville verkkokauppayrityksille, sillä niiden avulla ne voivat tiedottaa hinnoittelusta ja toimituskuluista avoimesti ja varmistaa samalla sujuvan tullikäsittelyn.
Ottamalla käyttöön digitaalisia ratkaisuja laskutukseen yritykset voivat virtaviivaistaa myyntiään paremmin, minimoida paperityötä ja tarjota nopeampaa palvelua asiakkaille ympäri maailmaa.
