Kortfattad definition: leverans från flera platser innebär att beställningar skickas från mer än en plats – flera lager, ett lager plus butiker eller en kombination av egna anläggningar och en tredje part – där varje beställning dirigeras till den plats som faktiskt ska skicka den.
Att lägga till en andra leveransplats är en milstolpe. Det är också det ögonblick då en leveransverksamhet som drivits på rutin börjar behöva ett riktigt system. Med ett lager går varje beställning till samma plats och samma personal. Med två eller fler lager innebär varje beställning en dold fråga – vilket lager skickar den här? – och om man svarar fel innebär det långsammare leveranser, högre kostnader och lager som står som ”tillgängligt” men inte finns där du behöver det. Den här guiden handlar om hur man hanterar detta på ett bra sätt. För en grundläggande definition av begreppet är vår förklaring om vad flerplatshantering är en bra utgångspunkt; den här artikeln handlar om den dagliga driften.
Se till att lageruppgifterna stämmer redan från början
Allt inom leveranshantering med flera lagerplatser bygger på att man i realtid vet vilket lager som finns var. Om lagerstatusen per plats är felaktig kommer varje efterföljande beslut – ruttplanering, utlovade leveransdatum, visning av tillgänglighet – att påverkas av felet.
Shopify håller reda på lagernivåerna per plats, men det är upp till dig att se till att allt sköts ordentligt: lagerförflyttningar mellan platser registreras omedelbart, returer läggs tillbaka på rätt plats och inventeringen hålls korrekt. Det felmanöver du måste se upp för är en beställning som skickas till en plats där varan visar sig saknas, vilket tvingar fram en hastig omdirigering, uppdelning eller restorder – vilket kostar tid och ofta en leveransdag. Exakta lageruppgifter per plats är den oansenliga grunden som gör resten av detta möjligt.
Skicka varje beställning till rätt plats
Det centrala beslutet vid hantering av leveranser från flera anläggningar är routningen: att bestämma vilken anläggning som ska skicka varje beställning. Görs det på rätt sätt märks det inte; görs det på fel sätt är det källan till merparten av dina extra kostnader.
De vanligaste målen är att skicka från den plats som ligger närmast kunden, för att minska transporttiden och fraktkostnaden, och att balansera detta mot var lagret faktiskt finns och hur stor belastning varje anläggning har. Ett paket som skickas från den andra sidan av landet eftersom rutten ignorerade en närmare plats med varor i lager är en självförvållad extra kostnad – precis den typ av onödig kostnad som lägger sig under högsäsongen. Bestäm din ruttplaneringslogik medvetet (”närmaste med lager” är ett bra standardval för de flesta butiker) istället för att låta beställningarna hamna på vilken plats som helst som en medarbetare råkar välja.
Hantera delade leveranser enligt önskemål
Förr eller senare kommer en enskild beställning att innehålla varor som finns på olika platser, och då står du inför ett val: samla först allt till en plats, eller skicka beställningen som en delad leverans från flera platser.
Båda alternativen är giltiga, och vilket som är rätt beror på avvägningen. Att dela upp leveransen gör att varje artikel når kunden snabbare, men innebär två etiketter, två paket och två fraktkostnader. Att slå ihop är billigare men tar längre tid, eftersom en plats måste vänta på att varor ska överföras från en annan. Felet är inte att välja det ena eller det andra – det är att inte fatta något beslut alls och hantera varje fall från fall till fall. Sätt upp en regel: dela upp när snabbhet är viktigt eller när överföringen skulle ta lång tid, och slå ihop när kostnaden för två paket uppväger den tid som sparas.
Skicka ut efter plats, inte i en enda rörig hög
När beställningarna väl har vidarebefordrats måste den fysiska leveransen också ta hänsyn till platserna – och det är här det ofta uppstår problem för verksamheter med flera anläggningar. Plockaren på en anläggning bör endast hantera de beställningar som skickas från just den anläggningen, med tillhörande dokumentation.
Det innebär att etiketter och plocklistor genereras och filtreras efter plats, så att varje lager eller butik får exakt sin egen stapel istället för att behöva sortera igenom allt. Packrooster Shipping kan du skapa och batchutskriva etiketter efter plats, och Printrooster gör samma sak för plocklistor och följesedlar – så att en verksamhet med fem platser fungerar som fem smidiga, parallella leveransflöden istället för en gemensam flaskhals. Kombinera det med en välfungerande plock- och packningsprocess på varje plats, så förblir den fysiska sidan ordnad oavsett hur många platser du lägger till.
Ta reda på vilken typ av plats var och en av dem är
Alla leveransanläggningar har inte samma roll, och för att hantera dem väl måste man behandla dem på olika sätt. Ett dedikerat lager, en butik som vid sidan av sin verksamhet sköter leveranser direkt från butiken och ett externt leveranscenter har alla olika kapacitet, personalstyrka och tidsgränser.
En butik som hanterar onlinebeställningar samtidigt som den betjänar kunder som kommer in i butiken kan inte hantera samma volym som ett specialbyggt lager, och din orderfördelning bör spegla detta istället för att överbelasta butiksgolvet. Genom att vara tydlig med vad varje plats är – och fastställa dess roll, kapacitet och sista beställningstider därefter – undviker du att skicka beställningar till en plats som realistiskt sett inte kan leverera dem i tid.
Att knyta ihop det hela
Leveranshantering från flera platser är inte svårare än från en enda plats; den är bara mindre tolerant mot otydliga processer. De butiker som hanterar det smidigt är de som har fått grunderna på plats i rätt ordning: först ett korrekt lager per plats, sedan genomtänkt ruttplanering, därefter tydliga regler för delade leveranser och slutligen en leveranshantering som tar hänsyn till varje plats – allt anpassat efter vad varje enskild plats faktiskt kan hantera.
Får du ordning på dessa blir extra lagerplatser precis vad de är tänkta att vara – snabbare leveranser och lägre fraktkostnader eftersom du skickar från en plats närmare kunden – istället för en ständig källa till förvirring. Lägg till lagerplatser för att öka räckvidden; hantera dem med ett system så att räckvidden inte kostar dig besparingarna.
