Yhden rivin määritelmä: lähetystarrojen joukkotulostus tarkoittaa useiden Shopify-tilauksien tarrojen luomista ja tulostamista yhdellä kertaa – suodatettuna kuljetusyhtiön, sijainnin tai tilaustyypin mukaan – sen sijaan, että jokainen tilaus avattaisiin ja tulostettaisiin erikseen.
Jokaisessa kasvavassa Shopify-kaupassa tulee hetki, jolloin etikettien tulostaminen lakkaa olemasta nopea tehtävä ja muuttuu aamun syöväksi urakaksi. Kymmenen tilausta, ei ongelmaa. Mutta kun tilauksia on päivässä yli kolmekymmentä tai neljäkymmentä, jokaisen tilauksen avaaminen, etiketin luominen, sen tulostaminen ja siirtyminen seuraavaan muuttuu tunnin tai pidemmäksi puhtaaksi klikkailuksi – ajaksi, joka ei tuota muuta kuin etikettejä. Massatulostus on keino saada tuo tunti takaisin. Tässä kerrotaan, miten manuaalinen tapa todellisuudessa toimii, mitä se sinulle maksaa ja miten sovellus muuttaa tilannetta.
Manuaalinen tapa, rehellisesti sanottuna
Se, miten tarrat tulostetaan manuaalisesti, riippuu kaupan sijainnista, ja tämä aiheuttaa ongelmia monille kauppiaille.
Jos olet Yhdysvalloissa, Kanadassa tai Australiassa, Shopifyn oma etikettien ostotoiminto antaa sinun ostaa ja tulostaa etiketin suoraan tilauksen sisällä. Se on toimiva, mutta se on rakennettu yksittäisen tilauksen ympärille: avaa tilaus, osta etiketti, tulosta, toista. Shopify on lisännyt mahdollisuuden valita useita tilauksia ja tulostaa ne kerralla, mikä helpottaa – mutta olet silti sidottu kuljetusyhtiöihin, joita Shopify tukee natiivisti, ja prosessi on varsin yksinkertainen, kun tarpeesi ylittävät yhden tai kahden kuljetusyhtiön tarjonnan.
Jos toimit Pohjoismaissa tai suurimmassa osassa EU:ta, tilanne on hankalampi. Shopifyn oma lähetystarran ostotoiminto ei ole edes käytettävissäsi, joten ”manuaalinen” menetelmä tarkoittaa yleensä kirjautumista kunkin kuljetusyhtiön omaan portaaliin – Posti, PostNord, Bring – tilaustietojen kopioimista sinne, lähetystarran luomista ja tulostamista. Kerro tämä nyt jokaisen tilauksen osalta useiden kuljetusyhtiöiden portaaleissa, niin huomaat, kuinka paljon aikaa keskikokoinen verkkokauppa menettää tähän.
Joka tapauksessa manuaalisella menetelmällä on sama puute: se käsittelee jokaista lähetystarraa omana pienenä projektinaan, vaikka todellisuudessa sinulla on käsiteltävänä niitä koko pino.
Mitä etuja joukkotulostus todella tuo sinulle
Manuaalisen tulostamisen aikaa vievää luonnetta on helppo aliarvioida, koska yksittäisen tarran tulostaminen tuntuu nopealta. Laske kuitenkin kokonaisaika, niin se ei enää tunnu nopealta.
Oletetaan, että yhden lähetystarran käsittely kestää alusta loppuun 45 sekuntia, kun se tehdään yksi kerrallaan – tilauksen avaaminen, tarran luominen, tulostaminen ja sen sivuun asettaminen. Tämä on varovainen arvio, kun otetaan huomioon kuljetusyhtiön portaaliin kirjautuminen ja satunnaiset osoitteen korjaukset. Kun tilauksia on 60 päivässä, se tarkoittaa 45 minuuttia klikkailua. Kuuden päivän toimitusviikolla lähes viisi tuntia – suurin osa työpäivästä – kuluu lähetystarrojen tuottamiseen.
Joukkotulostus ratkaisee tämän ongelman. Valitset päivän tilaukset, luot kaikki tarrat kerralla ja lähetät ne tulostimeen yhtenä eränä. Samat 60 tarraa, joiden tulostaminen kesti aiemmin 45 minuuttia, valmistuvat nyt muutamassa minuutissa, kun lasketaan mukaan asetusten tekemiseen ja tulostamiseen kuluva aika. Säästö ei ole vähäinen; se on ero sen välillä, että yksi henkilö viettää aamunsa etikettien parissa vai käyttää sen johonkin, mikä kasvattaa liiketoimintaa.
Lisäksi on toinen, huomaamattomampi etu: virheitä syntyy vähemmän. Batch Flows hakee osoite- ja tilaustiedot suoraan Shopifysta, joten sinun ei tarvitse syöttää tietoja uudelleen – ja juuri tietojen uudelleensyöttö on syynä väärän osoitteen lisämaksuihin ja väärään toimituspaikkaan meneviin lähetyksiin.
Manuaalinen vai sovellus: rehellinen vertailu
Tässä on vertailu näiden kahden lähestymistavan välillä kaupalle, jolla on merkittävää toimitusmäärää.
| Manuaalinen (natiivi tai kuljetusyhtiön portaali) | Toimitussovellus | |
|---|---|---|
| Tunnisteet toiminnon mukaan | Yksi kerrallaan (tai perusmonivalinta) | Koko erä kerralla |
| Kuljetusyhtiöt | Vain omat kuljetusyhtiöt tai yksi portaali kerrallaan | Useita kuljetusyhtiöitä yhdessä paikassa |
| Suodatus | Rajoitettu | Kuljetusyhtiön, sijainnin ja tilaustyypin mukaan |
| Tietojen uudelleen syöttö | Usein erityisesti portaalien kautta | Ei mitään – poistettu tilauksesta |
| Lähetysluettelot | Erillinen vaihe | Tulostetaan etikettien viereen |
| Realistinen yläraja | Sopii noin 30–40 tilaukseen päivässä | Skaalautuu satoihin |
Kuvio on selvä: manuaalinen työ toimii, kunnes se ei enää toimi, ja sen rajat saavutetaan nopeammin kuin useimmat kauppiaat odottavat.
Toteuta se sovelluksella
Toimitussovelluksen avulla etikettien tulostaminen ei enää vaadi erillistä työvaihetta jokaiselle tilaukselle, vaan siitä tulee eräprosessi. Packrooster Shipping-sovelluksessa valitset toimitettavat tilaukset, luot etiketit kerralla ja tulostat ne yhdellä kertaa – ja voit suodattaa erän kuljetusyhtiön tai varaston sijainnin mukaan, jotta jokainen keräilijä saa juuri sen pinon, jonka tarvitsee. Koska sovellus on suoraan yhteydessä alueellisiin kuljetusyrityksiin, sinun ei tarvitse hypätä Postin, PostNordin ja Bringin portaalien välillä – kaikki hoituu yhdellä kertaa.
Lähetystarrat ovat kuitenkin vain puolet lähetyksestä. Pakkausluettelo, lähetystarra ja lasku täyttävät kukin oman roolinsa, ja niiden synkronoitu tulostaminen on tärkeää. Juuri tässä tilausasiakirjojen tulostustyökalu ansaitsee paikkansa toimitussovelluksen rinnalla: Printrooster käsittelee pakkausluettelot, keräilyluettelot ja räätälöidyt laskut samantyyppisessä eräprosessissa, joten laatikkoon liitettävät asiakirjat tulostetaan yhdellä kertaa kolmen sijaan. Yhdessä ne muuttavat päivittäisen tilausten tulostamisen hajanaisista tehtävistä yhdeksi rutiiniksi.
Milloin manuaalinen käsittely riittää – ja milloin on aika siirtyä digitaaliseen ratkaisuun
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tarvitsisit sovellusta heti alusta alkaen. Jos lähetät vain muutaman tilauksen päivässä yhden kuljetusyhtiön kautta ja paikallasi on mahdollista ostaa lähetystarroja suoraan, manuaalinen prosessi on täysin järkevä ratkaisu – työkalun lisääminen aiheuttaisi kustannuksia ilman merkittäviä säästöjä.
On aika vaihtaa, kun tarratulostus alkaa viedä huomattavan osan päivästäsi, kun joudut käsittelemään useampaa kuin yhtä kuljetusyritystä tai kun joudut kirjautumaan kuljetusyritysten portaaleihin tarratulostusta varten, koska Shopifyn oma toimitusratkaisu ei riitä tarpeisiisi. Siinä vaiheessa se tunti päivässä, jonka käytät tähän, on kalliimpaa kuin sovellus, ja päätös on selvä.
Testi on yksinkertainen: jos olet joskus tulostanut osoitelappuja ja ajatellut, että ”tähän on pakko olla nopeampi tapa”, niin se onkin – ja kyseessä on erä, ei pino.
