Mikä on kauppalasku? Kattava opas kansainvälisiin lähetyksiin

Kun lähetät tilauksen ulkomaille – asiakkaalle Isossa-Britanniassa, Norjassa, Yhdysvalloissa tai missä tahansa EU:n ulkopuolella – tarvitset kauppalaskun. Se on asiakirja, jonka avulla tulliviranomaiset määränpäässä tunnistavat, mitä tuodaan, mikä on sen arvo ja mitä tulleja ja veroja sovelletaan. Ilman sitä tai jos se on puutteellinen, pakettisi pidätetään tullissa, kunnes tilanne on selvitetty.

Tässä oppaassa kerrotaan, mikä on kauppalasku, mitä sen on sisällettävä, miten se eroaa muista vastaavista asiakirjoista ja miten se luodaan automaattisesti jokaiselle kansainväliselle Shopify-tilaukselle.

Mikä on kauppalasku?

Kauppalasku on kansainvälisessä kaupassa käytettävä oikeudellinen asiakirja, joka tallentaa tavaroiden myynnin myyjän ja ostajan välillä. Sillä on kaksi tarkoitusta samanaikaisesti: se on kauppiaan ja asiakkaan välisen kaupan taloudellinen kirjanpitoasiakirja, ja se on ensisijainen tulliasiakirja, joka kertoo tuontiviranomaisille, mitä lähetys sisältää, mistä se on peräisin ja mikä sen arvo on.

Tulliviranomaiset käyttävät kauppalaskua tuontitullien arviointiin, arvonlisäveron laskemiseen, tavaroiden tuontimääräysten noudattamisen tarkistamiseen ja mahdollisten rajoitusten tunnistamiseen. Ilman sitä tulli ei voi käsitellä lähetystä – se jää varastoon, kunnes asiakirjat toimitetaan tai lähetys palautetaan.

Shopify-kauppiailta vaaditaan kauppalasku jokaisesta kansainvälisestä lähetyksestä, joka ylittää tullirajan – EU:sta Isoon-Britanniaan, EU:sta Norjaan, EU:sta Yhdysvaltoihin ja muilla reiteillä, jotka eivät ole EU:n sisäisiä.

Milloin tarvitset kauppalaskun?

Kauppalasku vaaditaan aina, kun tavaroita myydään ja lähetetään kansainvälisesti ja kun kyseessä on tulliselvitys:

• Tavaroiden vienti EU:sta: Jokainen lähetys Yhdistyneeseen kuningaskuntaan, Norjaan, Sveitsiin, Yhdysvaltoihin, Australiaan tai mihin tahansa EU:n ulkopuoliseen kohteeseen vaatii kauppalaskun.
• Tavaroiden tuonti ulkomaisilta toimittajilta: Kun tuot tavaraa EU:n ulkopuolella sijaitsevilta valmistajilta, tulli- tai huolintayrityksesi käyttää kauppalaskua tavaroiden tulliselvitykseen maahasi.
• Näyte- ja lahjalähetykset: Jopa ei-kaupalliset lähetykset – näytteet, vaikuttajille lähetettävät lahjat, takuuvaihtotuotteet – vaativat tulliasiakirjoja, jos niillä on arvoa. Kaupallinen lasku, johon on merkitty ”ei kaupallista arvoa” tai ”takuuvaihtotuote”, vaaditaan silti; asiakirjatyyppi ei muutu, vain ilmoitettu arvo ja tarkoitus.
• Palautuslähetykset: EU:n ulkopuolella sijaitsevalta asiakkaalta varastoosi palautettavat tavarat vaativat asiakirjoja. Palautuslähetys ylittää edelleen tullirajan.

Kaikissa Shopify-tilauksissa, jotka toimitetaan EU:n ulkopuolelle, kauppalasku on pakollinen.

Mitä kauppalaskussa on oltava?

Hyvin laadittu kauppalasku takaa sujuvan tulliselvityksen. Puuttuvat tai virheelliset kentät ovat yleisin syy kansainvälisten lähetysten tulliviivästyksiin. Jokaisessa rajat ylittävän lähetyksen kauppalaskussa on oltava:

1. Myyjän tiedot Viejäyrityksen täydellinen virallinen nimi, osoite, maa ja yhteystiedot. Näiden tietojen tulee vastata EORI-numeron rekisteröintitietoja.

2. Ostajan tiedot Vastaanottajan koko nimi ja toimitusosoite, mukaan lukien maa. B2B-lähetyksissä saatetaan tarvita myös ostajan ALV- tai verotunnus.

3. Laskun päivämäärä ja viitenumero Ainutlaatuinen laskunumero ja laskun päivämäärä. Tämä luo kirjausketjun ja sitä käytetään viitteenä tulli-ilmoituksissa.

4. Tavaroiden kuvaus Tarkka ja yksityiskohtainen kuvaus jokaisesta lähetettävästä tuotteesta. Pelkkä ”vaatteet” tai ”elektroniikka” ei riitä. ”Naisten puuvillainen T-paita, lyhythihainen” tai ”langattomat Bluetooth-korvakuulokkeet” on oikea taso. Epämääräiset kuvaukset ovat yksi yleisimmistä syistä tullin pidättämisille.

5. HS-tariffikoodi Kunkin tuotetyypin Harmonized System -koodi – kansainvälisesti standardoitu luokitusnumero, jota tulli käyttää tavaroiden tunnistamiseen ja oikean tullin soveltamiseen. Tämä on pakollinen kenttä, jonka monet kauppiaat jättävät täyttämättä, minkä seurauksena tulli määrittää koodin itse, mikä voi olla epäedullisempaa. Vähimmäisvaatimus on 6-numeroinen HS-koodi; täydellinen kansallinen koodi (8 numeroa EU:ssa, 10 numeroa Isossa-Britanniassa ja Yhdysvalloissa) on parempi.

6. Alkuperämaa Se maa, jossa tavarat on valmistettu – ei se, mistä ne on lähetetty. Tuotteen, joka on valmistettu Kiinassa, varastoitu suomalaisessa varastossa ja lähetetty Isoon-Britanniaan, alkuperämaana on Kiina. Tämä vaikuttaa määränpäässä sovellettavaan tullin määrään ja ratkaisee, voidaanko (kauppasopimusten mukaisia) tullietuuksia hakea.

7. Määrä ja mittayksikkö Tuotteiden lukumäärä ja mittaustapa – kappaleina, kilogrammoina, metreinä jne.

8. Yksikköarvo ja kokonaisarvo Kunkin tuotteen hinta ja lähetyksen kokonaisarvo ilmoitettuna tietyssä valuutassa. Tämän on vastattava todellista kauppa-arvoa – asiakkaan maksamaa todellista hintaa, ei arvioitua tai alennettua arvoa. Tavaroiden aliarvostaminen kauppalaskussa on tullipetosta.

9. Valuutta Ilmoita selkeästi, missä valuutassa arvot on ilmaistu. EUR, GBP, USD jne.

10. Myyntiehdot (Incoterms) Lähetykselle sovittu Incoterm – DAP, DDP, CIF, FOB jne. Tämä määrittelee, kuka kantaa kuljetuskustannukset ja riskit kussakin vaiheessa, ja se vaikuttaa siihen, miten tulliviranomaiset arvioivat tullausarvon. Useimmissa B2C-verkkokaupan lähetyksissä DAP (Delivered at Place) on vakio.

11. Kokonaislähetyskustannukset Jotkut tulliviranomaiset sisällyttävät lähetyskustannukset tullausarvoon (CIF-perusteella). Lähetyskustannusten ilmoittaminen erikseen mahdollistaa oikean laskennan määräpaikassa.

12. Vientin syy Lähetyksen tarkoitus: myynti, lahja, näyte, takuuvaihto, palautus. Tämä vaikuttaa siihen, miten tulli käsittelee lähetyksen määräpaikassa.

13. Allekirjoitus tai valtuutettu ilmoitus Valtuutettu allekirjoitus tai ilmoitus, joka vahvistaa tietojen paikkansapitävyyden. Monet kuljetusyhtiöt hyväksyvät koneella kirjoitetun ilmoituksen; jotkut vaativat käsinkirjoitetun tai digitaalisen allekirjoituksen.

Käytännön esimerkki

Tässä on esimerkki valmiista kauppalaskuilmoituksesta, joka koskee yhden tuotteen B2C-lähetystä:

Kauppalasku vs. pro forma -lasku

Kauppalasku laaditaan, kun myynti on vahvistettu ja tavarat ovat valmiina lähetettäväksi. Se on sitova kauppa-asiakirja, jota käytetään tulliselvityksessä ja maksussa.

Pro forma -lasku on alustava asiakirja, joka lähetetään ennen tavaroiden lähettämistä – yleensä ostajalle arvion antamiseksi, tuontilupien hankkimiseksi tai rahoituksen järjestämiseksi. Se ei ole lopullinen laskutusasiakirja eikä se ole sitova. Pro forma -laskut on merkitty selvästi nimellä "Pro Forma", jotta ne voidaan erottaa kauppalaskuista. Jotkut tulliviranomaiset hyväksyvät pro forma -laskun alustavaksi ilmoitukseksi, kun lopullinen lasku on vielä kesken, mutta kauppalasku on toimitettava myöhemmin.

Tavallisissa Shopify B2C -kansainvälisissä tilauksissa pro forma -laskua tarvitaan harvoin. Kauppalasku luodaan lähetyshetkellä.

Kauppalasku vs. pakkausluettelo vs. CN23

Näitä kolmea asiakirjaa sekoitetaan usein toisiinsa, koska ne kulkevat yhdessä kansainvälisen lähetyksen mukana:

• Kauppalasku – talous- ja tulliasiakirja. Sisältää hinnat. Tullin vaatima. Sijoitetaan asiakirjataskuun paketin ulkopuolelle tai lähetetään sähköisesti.
• Pakettilista – asiakkaalle tarkoitettu sisältöluettelo. Hintoja ei näytetä. Laitetaan paketin sisään. Vastaanottajan on tarkoitus tarkistaa tilauksensa sen avulla.
• CN22 / CN23 — standardoitu postitullilomake. Vaaditaan postilähetyksissä. Sisältää samanlaisia tietoja kuin kauppalasku, mutta standardimuodossa, jota postitullijärjestelmät on suunniteltu lukemaan. Kuriirilähetyksissä (DHL, FedEx, UPS) kauppalasku toimii yleensä CN23:n tavoin.

Useimpiin kansainvälisiin Shopify-lähetyksiin kuriiripalvelun kautta tarvitaan kauppalasku. Postipalvelun lähetyksiin (Posti International, Deutsche Post) tarvitaan CN22- tai CN23-lomake. Packrooster luo oikean asiakirjan käytetyn kuljetusyhtiön ja palvelun mukaan.

Kuinka monta kappaletta ja minne ne toimitetaan?

Vakiovaatimuksena on kolme kappaletta kauppalaskua kansainvälisissä lähetyksissä:

• Yksi kappale toimitetaan paketin mukana (vastaanottajan arkistointia ja mahdollisia kotimaan tullitarkastuksia varten määränpäässä)
• Yksi tai kaksi kappaletta laitetaan läpinäkyvään asiakirjataskuun paketin ulkopuolelle (tullitarkastusta varten ilman, että pakettia avataan).

Sähköisessä/paperittomassa kaupassa – jota useimmat suuret kuljetusyhtiöt, kuten DHL, FedEx ja UPS, tukevat monilla kansainvälisillä reiteillä – kauppalaskun tiedot lähetetään sähköisesti kohdemaan tulliviranomaisille kuljetusyhtiön järjestelmän kautta. Paperittomassa kaupassa fyysisiä kopioita ei välttämättä vaadita jokaisesta lähetyksestä, mutta on silti hyvä käytäntö liittää yksi kopio paketin sisään.

Packrooster tukee sähköistä tulliselvitystä siellä, missä kuljetusyhtiöt sen hyväksyvät, mikä vähentää tarvetta tulostaa ja liittää asiakirjat fyysisesti jokaiseen kansainväliseen pakettiin.

Yleisiä vältettäviä virheitä

Epäselvät tuotekuvaukset. Sanojen "tavarat", "vaatteet", "asusteet" tai "tuotteet" käyttö voi aiheuttaa tullin pidättämisen. Tullivirkailijoiden on tunnistettava tuote voidakseen soveltaa oikeaa tullinmäärää. Ole tarkka: "puuvillaneulemekko", "ruostumattomasta teräksestä valmistettu vesipullo", "litiumioni-varavirtalähde".

HS-koodin jättäminen pois. Tämä on yleisimmin jätetty pakollinen kenttä. Ilman HS-koodia tulli määrittää sen itse – yleensä epäedullisemmalla tai hitaammalla käsittelyllä. Jokaisessa kauppalaskuissa tulisi olla HS-tariffikoodi jokaiselle tuoteryhmälle.

Tavaroiden aliarvostaminen. Todellista kauppahintaa alhaisemman arvon ilmoittaminen – asiakkaan maksaman tuontitullin tai arvonlisäveron pienentämiseksi – on tullipetosta. Se on laitonta sekä vienti- että tuontimaassa, ja siitä seuraa huomattavia seuraamuksia, jos se havaitaan. Ilmoita aina todellinen myyntihinta.

Kaupallisten myyntien merkitseminen lahjoiksi. Yksityishenkilöiden välinen lahja saa erilaisen (edullisemman) tullikohtelun kuin kaupallinen myynti. "Lahjan" käyttäminen vientisyynä kaupallisessa liiketoimessa on tullin väärinkäyttöä, riippumatta lähettäjän ja vastaanottajan välisestä suhteesta.

Väärä tai puuttuva alkuperämaa. Alkuperämaa on se maa, jossa tavarat on valmistettu, ei se, mistä ne on lähetetty. Bangladeshin valmistetun tuotteen, joka on varastoitu suomalaisessa varastossa, alkuperämaana on Bangladesh. Virhe tässä vaikuttaa tullin määrään ja voi mitätöidä mahdolliset etuustullivaatimukset.

Kaupallisen laskun ja CN23-lomakkeen arvot eivät täsmää. Jos käytät molempia asiakirjoja, ilmoitettu tavaroiden arvo on oltava sama molemmissa. Eroavaisuudet herättävät tullin huomion ja aiheuttavat viivästyksiä.

Toimituskustannuksia ei ole sisällytetty hintaan, jos niitä vaaditaan. Jotkut tulliviranomaiset (mukaan lukien EU tuonnin osalta) käyttävät CIF-arvoa – kustannukset, vakuutus ja rahti – tullin ja arvonlisäveron laskennan perustana. Toimituskustannusten pois jättäminen voi johtaa tullien aliarviointiin, mikä on säännösten noudattamiseen liittyvä ongelma, tai yliarviointiin, jos tulli arvioi ne.

Kuinka Packrooster luo kauppalaskut automaattisesti

Jokaisesta kansainvälisestä Shopify-tilauksesta Packrooster luo automaattisesti kauppalaskun osana tarran luontiprosessia. Laskuun täytetään tuotekuvaukset, HS-koodit, ilmoitetut arvot, alkuperämaa sekä ostajan ja myyjän tiedot Shopifyn tilaus- ja tuoteasetuksista.

Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse täyttää kauppalaskua jokaisesta yksittäisestä tilauksesta. Syötät tuotetiedot kerran Shopifyyn – HS-koodin, alkuperämaan, tuotekuvauksen – ja Packrooster soveltaa niitä oikein jokaiseen kansainväliseen lähetykseen, jossa kyseinen tuote esiintyy.

Kuljetusyhtiöille ja reiteille, jotka tukevat sähköistä/paperitonta kauppaa, Packrooster lähettää kauppalaskutiedot sähköisesti kuljetusyhtiön järjestelmään, joka välittää ne edelleen määränpään tulliviranomaisille. Tämä poistaa tarpeen tulostaa ja liittää fyysisesti tulliasiakirja jokaiseen kansainväliseen pakettiin – mikä säästää aikaa ja vähentää asiakirjan katoamisen tai vahingoittumisen riskiä kuljetuksen aikana.

Kuljetusyhtiöille tai reiteille, joilla fyysisiä asiakirjoja vaaditaan edelleen, Packrooster luo tulostettavan kauppalaskun kyseiselle kuljetusyhtiölle sopivassa muodossa, valmiina laitettavaksi pakettien asiakirjataskuun lähetystarran viereen.

Automaattisesti luodun kauppalaskun tarkkuus riippuu Shopifyn tuotetiedoista. Tärkeimmät kentät, jotka on pidettävä ajan tasalla, ovat HS-tullikoodi, alkuperämaa ja tuotekuvaus. Jos nämä tiedot ovat oikein Shopifyn tuoteasetuksissa, kaikki Packrooster luomat kauppalaskut ovat oikein.

Lue lisää Packroosterista →

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Tarvitsenko kauppalaskun EU:n sisäisissä lähetyksissä? Ei. EU:n sisäiset lähetykset eivät ylitä tullirajaa eivätkä vaadi tulliasiakirjoja. Perinteisessä tullimielessä kauppalaskua ei vaadita lähetyksille Suomesta Saksaan, Ruotsista Viroon tai muille EU:n sisäisille reiteille. Tavalliset kuljetusyhtiön varausasiakirjat (osoitelappu, pakkausluettelo) riittävät.

Onko kauppalasku sama asia kuin arvonlisäverolaskutus? Niillä on eri tarkoitukset. Kansainvälisen kaupan kauppalasku on tulliasiakirja – se tallentaa kaupan rajatarkastusta varten. Arvonlisäverolaskutus on kotimainen tai EU:n sisäinen verodokumentti, joka tukee yritysasiakkaiden arvonlisäveron palautusta. Yksi asiakirja voi joissakin tilanteissa palvella molempia tarkoituksia, mutta kansainvälisessä tulliselvityksessä kauppalasku on se, mikä merkitsee. EU:n B2B-asiakkaille, joiden on haettava arvonlisäveron palautusta, saatetaan tarvita kauppalaskun lisäksi erillinen arvonlisäverovaatimusten mukainen lasku.

Mitä valuuttaa minun pitäisi käyttää kauppalaskuissa? Käytä sitä valuuttaa, jolla kauppa tehtiin – eli valuuttaa, jolla asiakas maksoi. Jos asiakas maksoi euroina, ilmoita summa euroina. Jos asiakas maksoi punnina, ilmoita summa punnina. Ilmoita valuutta selvästi asiakirjassa. Tulliviranomaiset muuntavat summan paikalliseen valuuttaan tullin laskemista varten käyttäen julkaistuja valuuttakursseja.

Kuinka kauan minun tulee säilyttää kauppalaskut? Useimmat EU:n tulliviranomaiset vaativat, että kaupalliset asiakirjat säilytetään vähintään viisi vuotta. Ison-Britannian tulli vaatii neljän vuoden säilytysaikaa. Arvonlisäverotarkoituksia varten asiakirjat on yleensä säilytettävä viidestä kymmeneen vuotta maasta riippuen. Packrooster säilyttää järjestelmänsä kautta luotuja tulliasiakirjoja digitaalisina, mikä täydentää omaa kirjanpitoasi.

Mikä on CIF-arvo ja milloin sitä sovelletaan? CIF tarkoittaa kustannuksia, vakuutusta ja rahtia (Cost, Insurance, and Freight) – tavaroiden arvon, vakuutuskustannusten ja rahtikustannusten summaa tavaroiden saapuessa kohdemaahan. Jotkut tulliviranomaiset (EU tuonnin osalta ja useat muut suuret markkinat) laskevat tuontitullit ja arvonlisäveron CIF-arvon perusteella eikä pelkästään tavaroiden arvon perusteella. Kun toimituskulut merkitään erillisenä rivinä kauppalaskuun, CIF-arvo voidaan laskea oikein.