Yhden rivin määritelmä: monipaikkainen toimitus tarkoittaa tilausten lähettämistä useammasta kuin yhdestä paikasta – useista varastoista, varastosta ja vähittäismyymälöistä tai omien toimipisteiden ja kolmannen osapuolen toimipisteiden yhdistelmästä – jolloin kukin tilaus ohjataan siihen paikkaan, josta se tosiasiallisesti lähetetään.
Toisen toimituspaikan lisääminen on merkkipaalu. Se on myös hetki, jolloin tottumusten varassa pyörinyt toimitusprosessi alkaa tarvita varsinaista järjestelmää. Yhden varaston tapauksessa jokainen tilaus menee samaan paikkaan ja samoille ihmisille. Kun varastoja on kaksi tai useampia, jokainen tilaus herättää piilevän kysymyksen – mistä paikasta tämä lähetetään? – ja väärä vastaus tarkoittaa hitaampia toimituksia, korkeampia kustannuksia ja varastotilannetta, jossa tuote näkyy ”saatavilla”, mutta sitä ei ole siellä missä sitä tarvitaan. Tämä opas käsittelee juuri tämän hallintaa. Käsitteen perustason määritelmän löydät selityksestämme siitä, mitä monipaikkainen toimitus on; tämä artikkeli käsittelee sen päivittäistä hallintaa.
Varmista ensin varastotietojen tarkkuus
Monipaikkaisen toimitusketjun toimivuus perustuu siihen, että tiedetään reaaliaikaisesti, missä mikäkin varastossa on. Jos paikkakohtaiset varastotiedot ovat virheellisiä, virhe heijastuu kaikkiin myöhempiin päätöksiin – reittisuunnitteluun, toimituspäivien lupaamiseen ja saatavuuden näyttämiseen.
Shopify seuraa varastosaldoja sijainneittain, mutta järjestelmän noudattaminen on sinun vastuullasi: varastoliikkeet sijaintien välillä on kirjattava viipymättä, palautukset on palautettava oikeaan varastoon ja varastosaldot on pidettävä ajan tasalla. Varoitava virhetilanne on tilaus, joka ohjataan toimipisteeseen, jossa tuotetta ei lopulta olekaan, mikä pakottaa kiireellisiin toimenpiteisiin – reitin muuttamiseen, tilauksen jakamiseen tai jälkitoimitukseen – jotka vievät aikaa ja usein myös yhden toimituspäivän. Tarkka toimipistekohtainen varastotilanne on se huomaamaton perusta, joka mahdollistaa kaiken muun.
Ohjaa jokainen tilaus oikeaan sijaintiin
Usean toimipisteen toimitusketjun keskeisin hallinnollinen päätös on reititys: sen päättäminen, mistä toimipisteestä kukin tilaus lähetetään. Hyvin toteutettuna se on huomaamatonta; huonosti toteutettuna se on suurimman osan ylimääräisistä kustannuksistasi aiheuttaja.
Tavoitteena on yleensä toimittaa tilaukset asiakkaalle lähimmästä sijainnista, lyhentää kuljetusaikaa ja alentaa toimituskustannuksia sekä tasapainottaa nämä tekijät suhteessa varastosaldoon ja kunkin toimipisteen kuormitukseen. Paketti, joka lähetetään maan toiselta puolelta, koska reititys ei ottanut huomioon lähempänä sijaitsevaa, varastossa olevaa sijaintia, on itse aiheutettu lisämaksu – juuri sellainen vältettävissä oleva kustannus, joka kertyy huippukauden aikana. Päätä reitityslogiikkasi harkitusti (”lähin varastossa oleva sijainti” on järkevä oletusasetus useimmille kaupoille) sen sijaan, että antaisit tilausten päätyä mihin tahansa sijaintiin, jonka joku sattuu valitsemaan.
Hallitse tarkoituksellisia osalähetyksiä
Ennemmin tai myöhemmin yksittäiseen tilaukseen tulee tuotteita, jotka sijaitsevat eri paikoissa, ja joudut tekemään valinnan: yhdistätkö kaikki tuotteet ensin yhteen paikkaan vai lähetätkö tilauksen useasta paikasta erillisinä lähetyksinä.
Molemmat vaihtoehdot ovat kelvollisia, ja oikea ratkaisu riippuu siitä, mitä etuja ja haittoja niissä on. Jakaminen toimittaa jokaisen tuotteen asiakkaalle nopeammin, mutta se tarkoittaa kahta lähetystarraa, kahta pakettia ja kahta toimituskustannusta. Yhdistäminen on halvempaa, mutta hitaampaa, koska yksi toimipaikka joutuu odottamaan toisesta siirrettyä varastoa. Virhe ei ole sen valitseminen, kumpi vaihtoehto valitaan – virhe on se, ettei päätöstä tehdä lainkaan ja että jokainen tapaus käsitellään tapauskohtaisesti. Aseta sääntö: jaa tilaus, kun nopeudella on merkitystä tai siirto olisi hidasta, ja yhdistä tilaus, kun kahden paketin kustannukset ovat suuremmat kuin säästetty aika.
Lähetä tilaukset sijainnin mukaan, älä yhtenä sekasotkuisena kasana
Kun tilaukset on ohjattu eteenpäin, myös fyysisessä lähettämisessä on otettava huomioon sijainnit – ja juuri tässä vaiheessa monipaikkaiset toiminnot menevät usein sekaisin. Yhden toimipisteen keräilijän tulisi käsitellä vain kyseisestä toimipisteestä lähetettäviä tilauksia, ja paperityötkin tulisi hoitaa sen mukaisesti.
Tämä tarkoittaa sijainnin mukaan suodatettujen lähetystarrojen ja keräilyasiakirjojen luomista, jolloin jokainen varasto tai myymälä saa tarkalleen oman eränsä sen sijaan, että joutuisi lajittelemaan kaikkea. Packrooster Shipping -sovelluksella voit luoda ja tulostaa lähetystarroja erissä sijainnin mukaan, ja Printrooster tekee saman keräilylistoille ja pakkausluetteloille – näin viiden toimipisteen toiminta sujuu viitenä selkeänä, rinnakkaisena lähetysprosessina yhden yhteisen pullonkaulan sijaan. Yhdistämällä tämän vankkaan keräily- ja pakkausprosessi in jokaisella toimipaikalla, fyysinen puoli pysyy järjestyksessä riippumatta siitä, kuinka monta toimipaikkaa lisäät.
Selvitä, millaisesta sijainnista kussakin on kyse
Kaikki toimituspaikat eivät toimi samalla tavalla, ja niiden tehokas hallinta edellyttää erilaista lähestymistapaa. Erillisellä varastolla, myymälällä, joka hoitaa sivutoimisesti myymälästä lähetettäviä tilauksia, ja kolmannen osapuolen toimituskeskuksella on kullakin erilaiset kapasiteetti-, henkilöstö- ja tilausajanrajoitukset.
Vähittäiskauppa, joka käsittelee verkkotilauksia samalla kun palvelee myymälässä käyviä asiakkaita, ei pysty käsittelemään yhtä suurta volyymiä kuin tähän tarkoitukseen rakennettu varasto, ja reitityksesi tulisi heijastaa tätä sen sijaan, että ylikuormittaisit myymälätilaa. Kun tiedät tarkasti, mikä kukin toimipaikka on – ja määrität sen roolin, kapasiteetin ja tilauskatkaisuaajat sen mukaisesti – vältät tilausten ohjaamisen toimipaikkaan, joka ei realistisesti pysty lähettämään niitä ajoissa.
Yhteenveto
Usean toimipisteen toimitus ei ole vaikeampaa kuin yhden toimipisteen toimitus; se vain ei anna yhtä paljon anteeksi epämääräisiä prosesseja. Sujuvasti toimivat kaupat ovat niitä, jotka ovat saaneet perusasiat kuntoon oikeassa järjestyksessä: ensin tarkka varastotilanne kussakin toimipisteessä, sitten huolellisesti suunniteltu reititys, sen jälkeen selkeät säännöt lähetysten jakamiselle ja lopuksi kunkin toimipisteen tarpeet huomioon ottava lähetysprosessi – kaikki sovitettuna siihen, mitä kukin toimipiste tosiasiallisesti pystyy käsittelemään.
Kun nämä asiat hoidetaan oikein, uudet toimipisteet toimivat tarkoitetulla tavalla – toimitusten nopeutuu ja toimituskustannukset laskevat, koska lähetät tavarat lähempää asiakasta – eivätkä ne aiheuta jatkuvaa sekaannusta. Lisää toimipisteitä kattavuuden laajentamiseksi ja hallinnoi niitä järjestelmän avulla, jotta kattavuuden laajentaminen ei syö säästöjäsi.
