Lyhyt määritelmä: Pakkauslistassa on luettelo paketin sisällöstä vastaanottajalle; lähetystarra kertoo kuljetusyhtiölle, minne paketti toimitetaan; lasku on ostajan ja myyjän välisen kaupan kirjanpitotieto.
Mitä ne tarkoittavat
Kaikki kolme asiakirjaa luodaan osana samaa tilausten toimitusprosessia, ja ne kaikki liittyvät samaan lähetykseen – mutta niillä on täysin erilaiset tarkoitukset ja ne on tarkoitettu eri kohderyhmille.
Pakkauslista on paketin sisälle laitettava asiakirja. Siinä luetellaan lähetykseen sisältyvät tuotteet – tuotenimet, tuotenumerot, määrät – ja yleensä myös tilausnumero, asiakkaan toimitusosoite ja joskus palautusohjeet. Sen kohderyhmänä on asiakas. Se auttaa vastaanottajaa varmistamaan, että kaikki tilatut tuotteet ovat pakkauksessa, ja antaa hänelle tarvittavat tiedot, jos hän haluaa palauttaa tuotteita. Siinä ei näy hintoja.
Lähetystarra kiinnitetään paketin ulkopuolelle. Se sisältää kaikki tiedot, joita kuljetusyhtiö tarvitsee paketin toimittamiseen: vastaanottajan nimen ja toimitusosoitteen, lähettäjän palautusosoitteen, kuljetusyhtiön reitityskoodit, seurantanumeron ja palvelutason tiedot. Sen kohderyhmänä ovat kuljetusyhtiö ja sen lajittelujärjestelmät. Lähetystarran viivakoodit mahdollistavat sen, että automatisoidut lajittelukeskukset voivat reitittää paketin verkoston kautta määränpäähänsä ilman ihmisen puuttumista asiaan.
Lasku on kaupan taloudellinen asiakirja – se sisältää tiedot ostetuista tuotteista, niiden hinnoista sekä maksettavasta tai maksetusta kokonaissummasta. B2C-verkkokaupassa lasku lähetetään yleensä asiakkaalle digitaalisesti ostoksen jälkeen. B2B-kaupankäynnissä lasku on virallinen maksupyyntö. Kansainvälisissä lähetyksissä kauppalasku on tulliasiakirja, jota tulliviranomaiset vaativat arvioidakseen tullimaksut ja verot rajat ylittävistä tavaroista. Sen kohderyhmänä ovat asiakas (maksu- ja verotietojen vuoksi) ja tulliviranomaiset (kansainvälisten lähetysten vuoksi).
Miksi tämä on tärkeää verkkokauppiaille
Näiden kolmen asiakirjan sekoittaminen – tai yhden jättäminen pois, kun se on vaadittu – aiheuttaa tiettyjä, ennustettavia ongelmia.
Puuttuva pakkausluettelo tarkoittaa, että asiakas ei voi helposti tarkistaa tilauksensa täydellisyyttä, tunnistaa mihin tilaukseen palautus liittyy, ja hänen pakkauksen avaamiskokemuksensa on vähemmän ammattimainen. Kauppiaille, jotka välittävät brändin esillepanosta, pakkausluettelo on kosketuspiste – tilaisuus liittää mukaan kiitosviesti, alennuskoodi uusintaostoa varten tai selkeät palautusohjeet.
Puuttuva tai virheellinen lähetystarra tarkoittaa, että pakettia ei voida toimittaa. Se on ainoa asiakirja, johon kuljetusyhtiö täysin luottaa. Tarra, jossa on väärä postinumero, tahriintunut viivakoodi tai väärä palvelukoodi, johtaa väärään reittiin, viivästymiseen tai palautukseen.
Kansainvälisessä lähetyksessä puuttuva kauppalasku tarkoittaa, että paketti pidätetään tullissa, kunnes asiakirjat toimitetaan – tai palautetaan lähettäjälle. B2B-asiakkaille puuttuva ALV-lasku aiheuttaa hallinnollisia ongelmia kirjanpidossa. Kansainvälisissä lähetyksissä kauppalasku ei ole vapaaehtoinen.
Tärkeimmät erot yhdellä silmäyksellä
| Pakettilista | Lähetystarra | Lasku | |
|---|---|---|---|
| Menee | Paketin sisälle | Paketin ulkopuolelle | Lähetetään digitaalisesti / paketin sisällä / tullipussissa |
| Kohderyhmä | Asiakas | Kuljetus- ja lajittelujärjestelmät | Asiakas, tulliviranomaiset |
| Sisältää hinnat | Ei | Ei | Kyllä |
| Vaaditaan | Hyvään asiakaskokemukseen | Jokainen lähetys | B2B, ALV-kirjanpito, kansainvälinen tulli |
| Luonut | Kauppias / toimitusjärjestelmä | Kuljetusyhtiö (kauppiaan varauksen kautta) | Kauppias / kirjanpitojärjestelmä |
Kauppalasku – kansainvälinen versio
Kotimaan lähetyksissä lasku on ensisijaisesti taloudellinen asiakirja. Kansainvälisissä lähetyksissä, jotka ylittävät tullirajan – esimerkiksi kaikki lähetykset EU-maista Isoon-Britanniaan, Norjaan tai Yhdysvaltoihin – kauppalasku toimii sekä tullidokumenttina että taloudellisena asiakirjana.
Kansainvälisen lähetyksen kauppalaskussa on oltava seuraavat tiedot:
- Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- Laskun päivämäärä ja tilausnumero
- Kunkin kohteen kuvaus (tarkka, ei epämääräinen)
- HS-tullikoodi jokaiselle tuotteelle
- Kunkin tuotteen alkuperämaa
- Kunkin tuotteen määrä ja yksikköhinta
- Tavaroiden kokonaisarvo ja valuutta
- Toimituskulut (jotkut tulliviranomaiset sisällyttävät nämä tullinlaskentaperusteeseen)
- Allekirjoitus tai oikeellisuusvakuutus
Tämä on yksityiskohtaisempi kuin tavallinen kotimainen lasku, ja tulliviranomaiset käyttävät sitä tuontitullien ja arvonlisäveron laskemiseen. Puutteellinen tai virheellinen kauppalasku on yleisin syy kansainvälisten lähetysten tulliviivästyksiin – yleisempi kuin puuttuvat CN22/CN23-lomakkeet, jotka usein luodaan automaattisesti, ja virheelliset osoitteet.
Pro forma -lasku — liiteasiakirja
Pro forma -lasku on kauppalaskun alustava versio, joka lähetetään ennen tavaroiden lähettämistä – yleensä maksun, remburssin tai tuontilupien saamiseksi. Se näyttää kauppalaskuilta, mutta siinä on merkintä "pro forma", joka osoittaa, ettei kyseessä ole lopullinen laskutusasiakirja.
Pro forma -laskut ovat merkityksellisimpiä kansainvälisessä B2B-kaupassa, jossa ostajat tarvitsevat asiakirjoja ennen maksun hyväksymistä tai tuontitulliselvitystä. Tavallisessa B2C-verkkokaupassa pro forma -laskuja tarvitaan harvoin – tavallinen tilausvahvistus toimii samalla tavalla lähetystä edeltävänä asiakirjana.
Yleisiä väärinkäsityksiä ja virheitä
"Pakettilista ja lasku ovat sama asiakirja." Ne eivät ole. Pakkausluettelossa ei näy hintoja – se on asiakkaalle tarkoitettu sisällysluettelo. Laskussa näkyvät hinnat – se on taloudellinen asiakirja. Näiden kahden yhdistämisestä yhdeksi asiakirjaksi (”pakkausluettelo/lasku”) on yleistä B2B-verkkokaupassa, mutta B2C-kaupassa monet kauppiaat pitävät ne mieluummin erillään, jotta hintatiedot eivät näy perheenjäsenille, jotka saattavat avata paketin yllättäen, tai lahjan saaneille vieraille.
"En tarvitse laskua kansainvälisille B2C-lähetyksille." Tarvitset kyllä – mutta vaadittu asiakirja on kauppalasku, ei kuluttajalle tarkoitettu myyntikuitti. Niiden sisältö on osittain sama, mutta tullia varten tarkoitetussa kauppalaskussa on tiettyjä pakollisia kenttiä (HS-koodit, alkuperämaa, ilmoitettu arvo), joita tavallisessa Shopify-tilauskuitissa ei välttämättä ole. Packrooster luo automaattisesti kauppalaskut kansainvälisille lähetyksille, ja niissä on tilausdatan perusteella täytetyt oikeat kentät.
"Lähetystarra on vain tarra – kuljetusyhtiö hoitaa loput." Lähetystarra on ainoa tieto, joka kuljetusyhtiöllä on. Tarraan painetut reitityskoodit ovat se tieto, jota automatisoidut lajittelujärjestelmät käyttävät ohjaamaan paketin verkoston läpi. Tarra, jossa on vioittunut viivakoodi, väärä palvelukoodi tai virheellinen postinumero, ei pääse oikeaan määränpäähän riippumatta siitä, mitä kuljetusyhtiö tietää lähettäjän aikomuksista.
"Tarvitsen vain yhden asiakirjan lähetystä kohti." Yleensä tarvitset kaikki kolme. Pakkausluettelo laitetaan paketin sisään, lähetystarra paketin ulkopuolelle ja kauppalasku joko lähetetään paketin mukana (läpinäkyvässä asiakirjapussissa kansainvälisissä lähetyksissä) tai toimitetaan sähköisesti. Jokaisella on oma tehtävänsä, ja yhdenkin puuttuminen aiheuttaa tietyn ongelman tietyssä vaiheessa lähetyksen matkaa.
Miten tämä liittyy Shopify-kauppaasi
Packrooster luo lähetystarrat jokaiselle Shopify-kauppaasi liitetylle kuljetusyhtiölle – se hakee toimitusosoitteen, palvelun valinnan ja paketin tiedot Shopify-tilauksesta ja tuottaa automaattisesti oikean, kuljetusyhtiön vaatimusten mukaisen tarran.
Kansainvälisten lähetysten osalta Packrooster luo kauppalaskun osana tarran luontiprosessia — se täytetään tuotekuvauksilla, ilmoitetuilla arvoilla, HS-koodeilla ja alkuperämaata koskevilla tiedoilla, jotka saadaan Shopify-tuotteistasi ja tilauksestasi. Jos kuljetusyhtiöt tukevat sähköistä tulliselvitystä (paperiton kauppa), Packrooster lähettää kauppalaskun tiedot sähköisesti, joten sinun ei tarvitse tulostaa ja liittää sitä fyysisesti jokaiseen kansainväliseen pakettiin.
Shopify luo pakkausluettelot osana tilaushallinnan työnkulkua, ja niitä voi muokata brändisi mukaisiksi lisäämällä palautusohjeet ja muut haluamasi tiedot. Kauppiaille, jotka käyttävät Packrooster skannaus- ja lähetysprosessia, pakkausluettelon viivakoodi on se, jonka työntekijä skannaa tilauksen hakemiseksi ja tarran luomiseksi. Näin pakkausluettelosta tulee sekä asiakkaalle tarkoitettu asiakirja että operatiivinen työkalu samassa toimitusprosessissa.
Kauppiaille, jotka haluavat enemmän hallintaa pakkausluetteloiden ulkoasusta ja sisällöstä – mukautetut asettelut, brändätyt liitteet, keräysluettelon muoto – Approostersin oheissovellus Printrooster hoitaa pakkausluetteloiden ja tilausasiakirjojen tulostuksen laajoilla mukautusvaihtoehdoilla.
Lue lisää Packro Packrooster ista →
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Pitääkö pakettiin aina liittää pakkausluettelo? Useimmilla markkinoilla ei ole lakisääteistä velvollisuutta liittää pakkausluetteloa kotimaisiin B2C-lähetyksiin. Se on kuitenkin erittäin suositeltavaa – se antaa asiakkaalle selkeän viitteen tilauksestaan, yksinkertaistaa palautuksia ja on brändin kosketuspiste. B2B-lähetyksissä ja markkinoilla, joilla ostajalle on lakisääteinen velvollisuus toimittaa arvonlisäverolaskut (mukaan lukien useimmat EU:n B2B-kaupat), vaaditaan asiakirja, josta ilmenevät kaupan tiedot.
Mitä eroa on kauppalaskuilla ja tulli-ilmoituksilla? Ne ovat sama asia. "Tulli-ilmoitus" on epävirallinen termi, jolla tarkoitetaan kansainvälisen lähetyksen yhteydessä tulliviranomaisille toimitettavaa kauppalaskua. Itse asiakirja on tavallinen kauppalasku – sama, jonka laatisit B2B-asiakkaalle – johon on lisätty HS-koodit, alkuperämaa ja muut tulliselvitykseen tarvittavat tiedot.
Voinko käyttää yhtä asiakirjaa, joka toimii sekä pakkausluettelona että kauppalaskuina? Kyllä – yhdistetty pakkausluettelo ja kauppalasku on yleinen muoto kansainvälisissä B2C-lähetyksissä, erityisesti pienempien volyymien kauppiaille. Siinä luetellaan tilauksen sisältö kuvauksineen, määrineen ja arvoineen, mikä täyttää sekä asiakkaan tarpeen sisältöluettelosta että tulliviranomaisten tarpeen ilmoitetusta arvosta ja tavaroiden kuvauksesta. Haittapuolena on, että hinnat ovat näkyvissä kaikille, jotka avaavat paketin – mikä ei välttämättä ole toivottavaa lahjalähetyksissä. Monet kauppiaat tarjoavat lahjavaihtoehdon, joka piilottaa hintatiedot pakkausluettelosta henkilökohtaisissa lähetyksissä.
Kuinka kauan minun tulee säilyttää kauppalaskut tullitarkoituksia varten? Useimmat EU:n tulliviranomaiset vaativat, että kauppalaskuja säilytetään vähintään viisi vuotta. Ison-Britannian tulli vaatii vähintään neljän vuoden säilytysaikaa. Arvonlisäverotarkoituksia varten asiakirjoja on yleensä säilytettävä vähintään kuusi vuotta Isossa-Britanniassa ja viidestä kymmeneen vuotta EU:n jäsenvaltioissa maasta riippuen. Packrooster säilyttää järjestelmänsä kautta luotuja tulliasiakirjoja digitaalisina, mikä täydentää omaa kirjanpitoasi.
Mitä tapahtuu, jos kauppalasku ja CN23-lomake osoittavat eri arvoja? Eroavaisuudet kauppalaskussa ilmoitetun arvon ja CN23-lomakkeen välillä herättävät tulliviranomaisten huomion. Molemmissa asiakirjoissa tulisi olla sama arvo tavaroille – todellinen kauppahinta. Jos ne eroavat toisistaan, tulli voi pidättää lähetyksen ja pyytää selvennystä. Packrooster luo sekä kauppalaskun että CN23-lomakkeen samasta Shopify-tilausdatasta, mikä takaa oletusarvoisesti näiden kahden asiakirjan yhdenmukaisuuden.
