Lyhyt määritelmä: Scan and Ship on toimitusprosessi, jossa varastotyöntekijä skannaa tilauksen tai tuotteen viivakoodin, mikä käynnistää automaattisesti tarran luomisen, toimituksen vahvistamisen ja lähettämisen – korvaamalla manuaalisen haun ja tietojen syöttämisen yhdellä skannauksella.
Mitä tämä tarkoittaa
Scan and Ship toimii juuri niin kuin nimestä voi päätellä. Sen sijaan, että tilaus pitäisi etsiä manuaalisesti Shopify-hallintapaneelista, valita kuljetusyhtiö, luoda lähetystarra ja vahvistaa toimitus erillisinä vaiheina, työntekijä ottaa käteensä viivakoodilukijan, skannaa tilauksen tai tuotteen, ja järjestelmä hoitaa loput automaattisesti.
Skannaus käynnistää toimintaketjun: oikea tilaus tunnistetaan, ennalta määritetty kuljetusyhtiö ja palvelu valitaan, lähetystarra luodaan ja lähetetään tulostimeen, tilaus merkitään Shopifyssa toimitettuksi ja asiakkaalle lähetetään ilmoitus. Se, mikä manuaalisesti veisi 30 sekunnista kahteen minuuttiin tilausta kohden, kestää nyt 2–5 sekuntia.
Pienillä tilausmäärillä aikaa säästyy vain vähän. Kun tilauksia on viisikymmentä, sata tai kaksisataa päivässä, kumulatiivinen vaikutus on merkittävä – sekä säästetyn ajan että vältettyjen virheiden osalta, kun manuaalinen tietojen syöttö poistetaan prosessista kokonaan.
Miksi tämä on tärkeää verkkokauppiaille
Scan and Ship yhdistää kaksi asiaa, joita kauppiaat haluavat jatkuvasti lisää: nopeuden ja tarkkuuden. Se ratkaisee molemmat ongelmat samanaikaisesti, koska se poistaa virheiden syntymiseen todennäköisimmin johtavat manuaaliset vaiheet – manuaalisen tilausten haun, manuaalisen tarran luomisen ja jopa oikeiden tuotteiden keräämisen tarkistamisen (jos tuotteiden skannausta käytetään) – ja korvaa ne yhdellä vahvistetulla toiminnolla.
Nopeus. Perinteisessä manuaalisessa toimitusprosessissa työntekijän on etsittävä jokainen tilaus (asiakkaan nimen, tilausnumeron tai luettelon selaamisen avulla), vahvistettava tuotteet, luotava lähetystarra ja vahvistettava toimitus. Scan and Ship -sovelluksella kaikki tämä hoituu yhdellä kertaa. Työntekijälle, joka käsittelee 150 tilausta vuorossa, ero 90 sekunnin ja 10 sekunnin välillä tilausta kohti on ero mukavan ja mahdottoman työvuoron välillä.
Tarkkuus. Manuaalinen tilausten haku aiheuttaa riskin, että käsitellään väärä tilaus – erityisesti silloin, kun useissa tilauksissa on samankaltaisia tuotteita tai kun nimet ovat samankaltaisia. Tilauksen viivakoodin skannaaminen hakee tarkalleen kyseiseen viivakoodiin liittyvän tilauksen ilman epäselvyyksiä. Yhdistettynä tuotteiden tarkistusskannaukseen – jokaisen tuotteen skannaamiseen sen mennessä laatikkoon – skannaa ja lähetä -toiminnosta tulee kaksivaiheinen tarkistusjärjestelmä, joka havaitsee virheet ennen kuin ne lähtevät rakennuksesta.
Skaalautuvuus. Skannaus ja lähetys on toiminnallinen perusta, jonka avulla toimituskapasiteettia voidaan skaalata tilausmäärän mukaan ilman, että henkilöstömäärää tarvitsee lisätä suhteessa. Hyvin konfiguroitu skannaus- ja lähetysprosessi mahdollistaa yhden työntekijän käsittelemään huomattavasti enemmän tilauksia tunnissa kuin manuaalinen prosessi, mikä tarkoittaa, että tilausmäärän kasvu ei automaattisesti vaadi vastaavaa kasvua varastotyövoimassa.
Kuinka skannaus ja lähetys toimivat käytännössä
Työnkulku vaihtelee hieman konfiguraatiosta riippuen, mutta tyypillinen Packrooster -skannaus- ja lähetysistunto etenee seuraavasti:
1. Keräilylista tai erä valmistellaan. Kyseisen työvuoron tilaukset tunnistetaan – joko yksitellen niiden saapuessa tai työvuorolle valmisteltuna eränä.
2. Työntekijä skannaa tilauksen viivakoodin. Tilauksen viivakoodi – joka on painettu pakkausluetteloon, keräilylistaan tai näkyy näytöllä – skannataan. Packrooster tunnistaa tilauksen ja hakee sen esiin automaattisesti.
3. Tuotteiden tarkistus (valinnainen, mutta suositeltava). Ennen paketin sulkemista työntekijä skannaa jokaisen pakattavan tuotteen viivakoodin. Packrooster tarkistaa jokaisen skannauksen tilausta vastaan. Jos tuote täsmää, se vahvistetaan. Jos se ei täsmää – väärä tuote, väärä koko, väärä määrä – skannaus epäonnistuu ja työntekijälle annetaan hälytys.
4. Lähetystarra luodaan ja tulostetaan. Kun kaikki tuotteet on tarkistettu tai tilaus on vahvistettu, Packrooster luo lähetystarran käyttäen kyseiselle tilaukselle ennalta määritettyä kuljetusyhtiötä ja palvelua. Tarra lähetetään automaattisesti liitettyyn tulostimeen.
5. Toteutus vahvistettu Shopifyssa. Packrooster merkitsee tilauksen toteutuneeksi Shopifyssa ja laukaisee asiakkaan seuranta-ilmoituksen – kaikki ilman, että työntekijän tarvitsee koskettaa näppäimistöä.
6. Seuraava tilaus. Työntekijä kiinnittää tarran, sinetöi paketin ja skannaa seuraavan tilauksen.
Mitä laitteita tarvitset
Scan and Ship ei vaadi merkittäviä laiteinvestointeja. Tarvittavat laitteet:
Viivakoodilukija. USB- tai Bluetooth-käsilukija on vakiotyökalu. Packrooster skannaus- ja lähetysprosessiin sopivat perusmallit maksavat alle 50 €. Langattomat Bluetooth-lukijat antavat enemmän liikkumavapautta pakkauspöydän ympärillä. Teollisuustason lukijat, joilla on pidempi akunkesto ja kestävyys, ovat saatavilla suurten volyymien käsittelyyn, mutta ne eivät ole välttämättömiä aloittamiseksi.
Tarratulostin. Lämpötulostin tuottaa lähetystarrat nopeasti ja ilman mustekustannuksia. Useimpien kuljetusyhtiöiden tarramuodot on suunniteltu lämpötulostusta varten. Verkkokauppaan sopivat pöytämalliset lämpötulostimet ovat saatavilla noin 100–200 euron hintaan. Suuremmilla volyymeillä nopeampi lämpötulostin lyhentää aikaa, jonka työntekijä joutuu odottamaan tarrojen tulostumista.
Vakaa internetyhteys. Scan and Ship -sovellus perustuu reaaliaikaiseen viestintään skannerin, Packrooster, Shopifyn ja kuljetusyhtiön sovellusliittymän (API) välillä. Vakaa langallinen tai vahva langaton yhteys pakkausalueella on välttämätön, jotta työnkulku sujuu keskeytyksettä.
Perusvarustuksen – skannerin, tulostimen ja kaapelit – hankintakustannukset ovat yleensä alle 300 euroa. Useimmille kauppiaille, jotka käsittelevät yli kaksikymmentä tilausta päivässä, investointi maksaa itsensä takaisin jo muutaman viikon kuluessa säästetyn ajan ja vältettyjen virheiden ansiosta.
Yleisiä väärinkäsityksiä ja virheitä
"Skannaa ja lähetä -toiminto on tarkoitettu vain suurille varastoille." Se on käytännöllinen ja kustannustehokas jo kymmenestä kahteenkymmeneen tilaukseen päivässä. Laitteisto on edullinen, asennus on helppoa, ja virheiden ehkäisyn edut pätevät volyymista riippumatta. Pienemmät kauppiaat hyötyvät tarkkuuden parantumisesta usein suhteellisesti enemmän kuin suuret, koska yhden virheellisen lähetyksen kustannukset ovat suuremmat suhteessa niiden kokonaistilausmäärään.
"Minun on skannattava jokainen tuote, jotta skannaus ja lähetys toimivat." Tuotteiden tarkistusskannaus on valinnainen useimmissa skannaus- ja lähetysasetuksissa. Voit suorittaa skannauksen ja lähetyksen pelkästään tilauskohtaisella skannauksella – skannaa tilauksen viivakoodi, etiketti luodaan, valmis – ilman että skannaat jokaista yksittäistä tuotetta. Tuotteiden tarkistus lisää tarkkuutta, mutta se ei ole välttämätöntä skannaus- ja lähetysprosessin ydintoimintojen käyttämiseksi. Monet kauppiaat aloittavat tilauskohtaisella skannauksella ja lisäävät tuotteiden tarkistuksen volyymin kasvaessa.
"Tuotteillani ei ole viivakoodeja, joten en voi käyttää skannaa ja lähetä -toimintoa." Tilauksen skannaus perustuu tilauksen viivakoodiin – pakkausluetteloon tai poimintaluetteloon painettuun viivakoodiin, joka tunnistaa Shopify-tilauksen. Tämä ei vaadi tuotteilta omia viivakoodeja. Tuotteiden vahvistaminen vaatii tuotteen viivakoodeja, mutta tilauskohtainen skannaa ja lähetä -toiminto toimii minkä tahansa tuotteen kanssa riippumatta siitä, onko niissä painettuja viivakoodeja.
"Skannaus ja lähetys hidastavat tilausten käsittelyä ylimääräisen vahvistusvaiheen vuoksi." Useimmissa työnkulkuissa tilanne on päinvastainen. Vahvistusskannaus kestää 2–3 sekuntia tuotetta kohden. Manuaalisen tilausten haun ja tarran luomisen poistamisesta säästyvä aika ylittää reilusti vahvistusskannauksen keston. Lopputuloksena on huomattavasti nopeampi tilausten käsittely, ei hitaampi.
Miten tämä liittyy Shopify-kauppaasi
Packrooster skannaus- ja lähetystoiminto on integroitu natiivisti Shopifyn toimitusprosessiin. Käyttääksesi sitä, liitä viivakoodilukijasi Packrooster käyttävään laitteeseen ja liitä tarratulostimesi. Siitä lähtien jokainen tilauksen skannaus käynnistää koko toimitusprosessin Shopifyssa ilman, että sinun tarvitsee poistua Packrooster käyttöliittymästä. Lue lisää nopeasta toimitusprosessista. Ota meihin yhteyttä, jos tarvitset apua asetusten tekemisessä!
Packrooster skannaus- ja lähetysprosessi tukee sekä tilauskohtaista skannausta – skannaa tilauksen viivakoodi tarran luomiseksi ja toimituksen vahvistamiseksi – että tuotteiden tarkistusskannausta – skannaa jokainen tuote varmistaaksesi, että oikeat tuotteet pakataan ennen tarran luomista. Molemmat tilat ovat konfiguroitavissa työprosessisi mieltymysten ja tuotevalikoimasi luonteen mukaan.
Toiminnoissa, joissa on useita pakkausasemia tai useita varastotyöntekijöitä, Packrooster skannaus- ja lähetystoiminnot suoritetaan samanaikaisesti eri asemilla — kukin työntekijä työskentelee itsenäisesti samassa Shopify-kaupassa, ja tilaukset haetaan ja käsitellään reaaliajassa ilman ristiriitoja.
Packrooster Enterprise-sopimuksen käyttäjille Scan and Ship sisältää lisäominaisuuksia, kuten skannauksen, jolla tuotteet voidaan tarkistaa tilausta vastaan ennen pakkaamista. Automaattinen tarratulostus käynnistyy vasta, kun kaikki tuotteet on tarkistettu oikein. Tämä yhdistää keräilyn tarkkuuden ja tarratulostuksen yhdeksi saumattomaksi työnkuluksi. Enterprise-sopimus sisältää myös käyttäjäominaisuuden, jonka avulla voit nähdä, kuka käyttäjä käsittelee tilauksia.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä viivakoodimuotoja Scan and Ship käyttää? Packrooster Scan and Ship toimii tavallisten 1D-viivakoodien (Code 128, Code 39) ja 2D-viivakoodien (QR-koodit, Data Matrix) kanssa, jotka on painettu pakkausluetteloihin, keräilylistoihin tai tilausasiakirjoihin. Tuotetarkistuksessa käytetään tuotteeseen painettua viivakoodia – EAN-13, UPC-A tai mitä tahansa muuta tuotteissasi käytettyä vakiomuotoa. Edullisimmat käsiskannerit lukevat kaikki yleiset viivakoodiformaatit ilman lisäasetuksia.
Voiko skannata ja lähettää tilauksia, joissa on useita tuotteita? Kyllä. Kun tilaus sisältää useita tuotteita, tuotteiden tarkistusvaiheessa jokainen tuote on skannattava ennen tarran luomista. Packrooster seuraa, mitkä tuotteet on skannattu tilausrivin määrien perusteella, ja vahvistaa tilauksen valmiiksi vasta, kun kaikki tuotteet on tarkistettu. Yhden tuotteen tilauksissa – jotka muodostavat suuren osan useimpien Shopify-kauppojen tilauskannasta – työnkulku on erityisen nopea: yksi tilausskannaus, yksi tuoteskannaus, tarran tulostus.
Toimiiko skannaus ja lähetys usean kuljetusyhtiön järjestelmissä? Kyllä. Packrooster kuljetusyhtiön valintasäännöt määrittävät, mitä kuljetusyhtiötä ja palvelua käytetään kussakin tilauksessa määränpään, tuotetyypin, painon tai muiden määrittämiesi kriteerien perusteella. Kun tilaus skannataan, Packrooster soveltaa valittua kuljetusyhtiötä/palvelua automaattisesti – työntekijän ei tarvitse valita tai tietää, mitä kuljetusyhtiötä tietyssä tilauksessa käytetään. Tämä on erityisen hyödyllistä kauppiaille, jotka käyttävät eri kuljetusyhtiöitä eri markkinoilla (Posti suomalaisille tilauksille, Omniva Baltian tilauksille, DHL kansainvälisille tilauksille), joissa manuaalinen kuljetusyhtiön valinta tilauskohtaisesti olisi virhealtista.
Mitä tapahtuu, jos skannataan väärä tuote? Kun skannattu tuote ei vastaa tilausta – väärä tuote, väärä koko tai väärä määrä – Packrooster näyttää virheilmoituksen eikä jatka etiketin luomista. Työntekijälle annetaan hälytys tarkistaa tuote. Tilaus pysyy avoimena, kunnes oikeat tuotteet on skannattu. Tämä estää väärien tuotteiden lähettämisen ilman manuaalista tarkistusvaihetta, koska järjestelmä itse estää virheen etenemisen.
Voiko Scan and Ship -sovelluksen integroida varastonhallintajärjestelmään (WMS)? Packrooster Scan and Ship toimii natiivisti Shopifyn sisällä eikä vaadi erillistä WMS-järjestelmää toimiakseen. Kauppiaille, jotka käyttävät ulkoista WMS-järjestelmää Shopifyn rinnalla, Packrooster API mahdollistaa sen, että WMS voi välittää tilaus- ja toimitustiedot Packrooster etikettien luomista ja kuljetusyhtiön kanssa viestintää varten — mikä tarkoittaa, että Scan and Ship -toiminto voidaan käynnistää WMS-käyttöliittymästä sen sijaan, että se käynnistettäisiin suoraan Packrooster käyttöliittymästä. Tämä integraatio on tuettu Packrooster Premium- ja Enterprise-paketeissa.
