Lyhyt määritelmä: Jaettu lähetys tarkoittaa tilannetta, jossa yksi asiakastilaus toimitetaan kahdessa tai useammassa erillisessä paketissa joko siksi, että tuotteet lähetetään eri paikoista tai siksi, että ne lähetetään eri aikoina.
Mitä tämä tarkoittaa
Jaettu lähetys tapahtuu, kun yksi tilaus muuttuu useammaksi kuin yhdeksi paketiksi kuljetusyhtiön verkostossa. Asiakas on tehnyt yhden tilauksen ja odottaa yhtä toimitusta, mutta toimitusprosessi lähettää kaksi tai useampia erillisiä lähetyksiä, joista jokaisella on oma etiketti, oma seurantanumero ja oma toimitusaikataulu.
Lähetykset jaetaan kahdesta pääsyystä:
Usean toimipisteen varastot. Tilauksen tuotteet ovat varastoituna eri toimituspaikoissa – osa tilauksesta on Helsingin varastossa ja osa Tukholman varastossa. Koko tilauksen toimittamiseksi molempien toimipisteiden on lähetettävä oma osuutensa asiakkaalle. Kukin toimipiste luo oman tarran ja lähetyksen.
Saatavuus ja ajoitus. Yksi tilauksen tuote on varastossa ja valmis lähetettäväksi tänään. Toinen tuote on loppu varastosta tai viivästynyt – ehkä kyseessä on ennakkotilaus, räätälöity tuote tai täydennys, joka ei ole vielä saapunut. Sen sijaan, että koko tilausta pidettäisiin varastossa, kunnes kaikki tuotteet ovat saatavilla, kauppias lähettää sen, mikä on valmis nyt, ja loput, kun ne tulevat saataville.
Molemmissa tilanteissa asiakaskokemus on sama: useita paketteja, useita seurantanumeroita ja mahdollisesti useita toimituspäiviä yhdelle tilaukselle.
Miksi tämä on tärkeää verkkokauppiaille
Lähetysten jakaminen vaikuttaa kustannuksiin, asiakaskokemukseen ja toiminnan monimutkaisuuteen tavalla, joka tekee niiden aktiivisesta hallinnasta kannattavaa sen sijaan, että ne hyväksyttäisiin väistämättömänä oletuksena.
Kustannukset. Jokaisesta jaetun lähetyksen paketista veloitetaan erillinen toimitusmaksu. Yhden tilauksen toimittaminen kahdessa erässä maksaa noin kaksi kertaa niin paljon kuin saman tilauksen toimittaminen yhdessä erässä – vähennettynä pienempien pakettikokojen tuomilla säästöillä. Kauppiaille, joille toimituskustannukset muodostavat merkittävän osan katteesta, jaetut lähetykset usein toistuvissa tilauksissa heikentävät kannattavuutta huomattavasti.
Asiakaskokemus. Useimmat kuluttajat eivät odota, että tilauksensa saapuu useina paketteina. Asiakas, joka on tilannut kolme tuotetta ja saa yhden tänään ja kaksi huomenna – ilman että hänelle on kerrottu tästä etukäteen – ottaa yhteyttä asiakaspalveluun kysyäkseen, missä loput tilauksesta ovat. Tämä asiakaspalveluun ottaminen vie aikaa ja heikentää luottamusta kauppiaaseen. Asiakas, jolle kerrotaan kassalla tai tilausvahvistuksessa, että tilaus lähetetään kahdessa paketissa, on sopeuttanut odotuksensa ja ottaa paljon harvemmin yhteyttä asiakaspalveluun.
Toiminnan monimutkaisuus. Jaettu lähetys vaatii kaksi tarran luontitapahtumaa, kaksi kuljetusyhtiön luovutusta, kaksi seurantatunnusta asiakkaalle ilmoittamista varten ja kaksi toimitustapahtumaa seurattavaksi. Kauppiaille, joilla on suuri tilausmäärä, jaettujen lähetysten suuri määrä moninkertaistaa toiminnallisen työmäärän merkittävästi.
Kun osatoimitukset ovat väistämättömiä
Kaikkia osalähetyksiä ei voida tai pidä poistaa. Jotkut ovat oikea operatiivinen päätös:
Osittain varastossa, osittain ennakkotilauksena. Koko tilauksen pitäminen odottamassa yhden tuotteen vuoksi viivästyttää tuotteita, jotka asiakas voisi saada heti. Saatavilla olevien tuotteiden toimittaminen ja lopun toimittaminen niiden saapuessa on useimmissa tapauksissa parempi asiakaskokemus – edellyttäen, että asiakkaalle ilmoitetaan asiasta selkeästi.
Kuljetusyhtiön rajoitukset ylittävät ylisuuret tuotteet. Tilaus, joka sisältää kuljetusyhtiön vakiopakkausmitoja ylittävän suuren tuotteen sekä vakiokokoisia tuotteita, saattaa joutua jakamaan kahteen osaan – suuri tuote kuljetetaan rahtipalvelun kautta, vakiokokoiset tuotteet pakettipalvelun kautta.
Tarjotaan tarkoituksella palveluna. Jotkut kauppiaat tarjoavat nimenomaisesti joustavaa osittaista toimitusta – lähetä se, mikä on valmis, loput seuraavat – lisäpalveluna asiakkaille, jotka sitä haluavat. Tämä on liiketoiminnallinen päätös eikä operatiivinen rajoitus.
Kuinka vähentää ei-toivottuja osalähetyksiä
Kun osatoimitukset ovat pikemminkin monipaikkaisen varaston sivutuote kuin tietoinen valinta, niiden esiintymistiheyttä voidaan vähentää useilla eri tavoilla:
Ylläpidä ensisijaista toimipistettä, jossa on täysi valikoima varastossa. Jos yhdessä toimipisteessä on täysi valikoima ja toissijaisissa toimipisteissä vain nopeasti myyvät tuotteet, Shopifyn reititys ohjaa useimmat tilaukset oletuksena ensisijaiseen toimipisteeseen, mikä minimoi tilausten jakautumisen.
Määritä Shopifyn reititys suosimaan yhden sijainnin toimitusta. Shopifyn toimitusreititys voidaan määrittää priorisoimaan toimitusta yhdestä sijainnista, vaikka se merkitsisikin hieman pidempää kuljetusaikaa. Vaihtoehto – eri tuotteiden reitittäminen eri sijainteihin yksittäisten tuotteiden kuljetusaikojen minimoimiseksi – maksimoi jaetut lähetykset ja minimoi tilauskohtaiset kustannukset.
Määritä tilausraja ja varmuusvarasto sijaintikohtaisesti. Jakelun jakautuminen, joka johtuu varaston loppumisesta ensisijaisessa sijainnissa ja ylimääräisen tavaran ohjaamisesta toissijaiseen sijaintiin, on varastonhallintaongelma, ei luontainen monisijaintiongelma. Riittävän varmuusvaraston ylläpitäminen ensisijaisessa sijainnissa estää reitityspäätöksiä, jotka aiheuttavat odottamattomia jakautumisia.
Yhdistäminen yhteen lähetyspisteeseen. Kauppiaille, jotka voivat hallita ajoitusta, useista sijainneista tulevat tuotteet voidaan yhdistää yhteen pisteeseen ennen lopullista lähetystä asiakkaalle — mikä poistaa jakautumisen asiakkaan näkökulmasta, mutta aiheuttaa lisäkustannuksia sisäisessä logistiikassa. Tämä on käytännöllistä vain tietyissä mittakaavoissa ja tietyillä toimitusaikaväleillä.
Jaettujen lähetysten ilmoittaminen asiakkaille
Kun lähetyksen jakaminen on väistämätöntä, ennakoiva viestintä estää suurimman osan tukipyynnöistä, joita muuten syntyisi.
Kassalla. Jos toimitusasetuksesi edellyttävät, että tietyt tuotevalikoimat jaetaan aina useampaan lähetykseen – esimerkiksi ylimitoitetut tuotteet, ennakkotilaukset tai eri paikoissa sijaitsevat varastot – tämän ilmoittaminen kassalla luo odotuksia ennen kuin asiakas on tehnyt sitoumuksen. ”Tämä tilaus toimitetaan kahdessa erillisessä paketissa” on tieto, jonka perusteella asiakas voi toimia. Tätä varten voit käyttää myös Shopifyn omaa ”Split shipping” -ominaisuutta, jota Packrooster tukee täysin.
Tilausvahvistuksessa. Jos jakaminen päätetään toimitushetkellä eikä kassalla, lisää tilausvahvistukseen tai lähetysilmoitukseen kunkin paketin erilliset seurantanumerot ja arvioidut toimitusajat. Kaksi seurantalinkkiä ja kaksi arvioitua toimituspäivää on selkeää. Yksi ilmoitus ilman selitystä siitä, miksi paketteja on kaksi, on hämmentävää.
Ennakoiva ilmoitus jokaisesta paketista. Jokaisen jaetun lähetyksen paketin tulisi laukaista oma toimitusilmoituksensa, kun sen etiketti luodaan – näin asiakas tietää, että paketti yksi on lähetetty tänään ja paketti kaksi lähetetään tiettynä päivänä tulevaisuudessa. Packrooster luo erilliset seuranta-ilmoitukset jokaisesta toimituksesta, mikä on oikea tapa toimia jaettujen lähetysten viestinnässä.
Yleisiä väärinkäsityksiä ja virheitä
"Lähetysten jakaminen on aina huono asia." Se on usein epäoptimaalista – se maksaa enemmän ja vaatii viestintää – mutta joskus se on oikea operatiivinen päätös. Koko tilauksen pidättäminen yhden tuotteen viivästymisen takia on useimmille asiakkaille pahempaa kuin valmiiden tuotteiden lähettäminen ja selkeä viestintä jäljellä olevista tuotteista.
"Asiakkaat ymmärtävät tilauksensa jakautumisen ilman, että sitä heille kerrotaan." Eivät he ymmärrä, ainakaan luotettavasti. Asiakas, joka näkee yhden paketin saapuneen eikä ole kuullut mitään toisesta, olettaa, että loput tilauksesta ovat kadonneet. Jakautumisen ennakoiva viestintä – jokaiselle paketille oma seurantanumero – on ero hallittavan asiakaskokemuksen ja tukipyyntöjen tulvan välillä.
"Useita toimipisteitä tarkoittaa aina jaettuja lähetyksiä." Ei välttämättä. Hyvin konfiguroitu usean toimipisteen järjestelmä, jossa päätoimipisteellä on täysi valikoima varastossa, reitittää suurimman osan tilauksista yhteen toimipisteeseen. Jaetut lähetykset usean toimipisteen järjestelmissä tapahtuvat, kun reitityslogiikka ei löydä yhtä toimipistettä, jossa kaikki tuotteet ovat varastossa – mikä on yhtä paljon varastonhallintaongelma kuin reititysongelma.
Miten tämä liittyy Shopify-kauppaasi
Packrooster käsittelee jaetut lähetykset natiivisti Shopifyn monipaikkaisen toimitusjärjestelmän puitteissa. Kun tilaus jaetaan kahden toimituspaikan kesken, Packrooster luo erillisen lähetystarran kunkin paikan osuudelle tilauksesta – jokaisella on oma kuljetusyhtiö, seurantanumero ja tarvittaessa tulliasiakirjat.
Jokainen jakeluvaihe laukaisee oman asiakasilmoituksensa Shopifyn tilausviestintävirran kautta – näin asiakas saa kuljetusilmoituksen, jossa on oikea seurantanumero jokaiselle paketille sen käsittelyn yhteydessä, sen sijaan että saisi yhden sekavan ilmoituksen, jossa ei oteta huomioon useita toimituksia.
Rajat ylittävissä jaetuissa lähetyksissä – joissa yksi paketti lähtee suomalaisesta varastosta ja toinen ruotsalaisesta varastosta, mutta molemmat menevät samalle norjalaiselle asiakkaalle – Packrooster luo oikeat tulliasiakirjat jokaiselle lähetykselle erikseen kunkin paketin lähtöpaikan ja yhteisen määränpään perusteella. Packrooster kullekin sijainnille määritetyt VOEC- tai muut tullitunnisteet sovelletaan oikein jokaiseen jaetun lähetyksen pakettiin.
Packrooster tukee myös yhden toimituksen jakamista useiksi lähetyksiksi samassa paikassa – esimerkiksi silloin, kun tilauksen tuotteet ovat liian suuria mahtuakseen yhteen laatikkoon ja ne on lähetettävä kahtena pakettina samasta varastosta. Jokainen paketti saa oman tarran ja seurantatunnuksen, ja molemmat linkitetään alkuperäiseen Shopify-tilaukseen.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Veloittaako Shopify lisämaksua jaetuista lähetyksistä? Shopify itse ei veloita lisämaksua tilauksen toimittamisesta useina lähetyksinä. Lisäkustannukset syntyvät kuljetusyhtiön toimituskuluista – jokainen jaetun lähetyksen paketti on erillinen lähetys, josta veloitetaan oma kuljetusmaksu. Jos käytät Shopify Shipping -hinnoittelua, jokainen tarran luominen on erillinen tapahtuma. Normaalien tarrakustannusten lisäksi alustasta ei veloiteta lisämaksua.
Kuinka kerron asiakkaille, että heidän tilauksensa on jaettu osiin, ilman että se aiheuttaa sekaannusta? Tehokkain tapa on lähettää kaksi erillistä toimitusilmoitusta – yksi kunkin paketin tarran luomisen yhteydessä – joista kumpikin sisältää kyseisen paketin seurantanumeron ja selkeän maininnan siitä, että kyseessä on yksi kahdesta (tai useammasta) samasta tilauksesta peräisin olevasta paketista. Yksinkertainen viesti, kuten ”Paketti 1/2 on lähetetty – seurantanumero: [number]”, jota seuraa ”Paketti 2/2 on lähetetty – seurantanumero: [number]”, luo oikeat odotukset ja eliminoi suurimman osan jaetuista toimituksista johtuvista asiakaspalvelupyynnöistä.
Voinko veloittaa asiakkaalta lisämaksun jaetusta lähetyksestä? Teknisesti se on mahdollista, mutta harvoin suositeltavaa B2C-verkkokaupassa. Jos jaettu lähetys johtuu varastonhallinnastasi – useista toimipaikoista, varastovajeesta tai ennakkotilauksesta – lisäkuljetuskustannusten siirtäminen asiakkaalle aiheuttaa todennäköisesti valituksia ja riitoja. Jaetun lähetyksen kustannusten kattaminen toimitusmallin kustannuksina on vakiintunut käytäntö. Suurten, arvokkaiden B2B-tilauksien osalta, joissa jaetuista toimituksista on keskusteltu ja sovittu etukäteen, kustannusten jakaminen on kaupallinen neuvottelukysymys.
Mitä eroa on jaetulla lähetyksellä ja osittaisella lähetyksellä? Termejä käytetään usein synonyymeinä, mutta niillä on joissakin yhteyksissä pieni ero. Jaettu lähetys viittaa tyypillisesti tilaukseen, joka on jaettu useiden sijaintien tai kuljetusyhtiöiden kesken, joista kukin toimittaa oman osuutensa samanaikaisesti. Osalähetys viittaa tyypillisesti siihen, että toimitetaan se, mikä on saatavilla nyt, ja pidetään loput myöhempää lähetystä varten – kyseessä on siis aikaperusteinen jakaminen sijaintipohjaisen jakamisen sijaan. Käytännössä molemmat johtavat useisiin paketteihin yhtä tilausta kohti, ja termejä käytetään usein synonyymeinä.
Miten Packrooster käsittelee palautukset jaetun lähetyksen tapauksessa? Jokaiselle jaetun lähetyksen paketille voidaan luoda oma palautustarra. Jos asiakas haluaa palauttaa tuotteita paketista yksi mutta pitää tuotteet paketista kaksi, Packrooster luo palautustarran kyseisen paketin toimitusta varten. Jos asiakas haluaa palauttaa tuotteita molemmista paketeista, kummallekin luodaan erilliset palautustarrat, jotka ohjataan takaisin kunkin paketin lähtöpaikkaan. Palautusprosessi noudattaa samaa toimituskohtaista logiikkaa kuin lähtevä lähetys.
