CN22 og CN23 – hva de er og hvordan du fyller dem ut riktig

Definisjon i én setning: CN22 og CN23 er internasjonale tolldeklarasjonsskjemaer som må vedlegges pakker som sendes utenfor EU, og som opplyser tollmyndighetene om hva pakken inneholder, hva den er verdt og hvorfor den sendes.

Hva de betyr

Når en pakke krysser en internasjonal tollgrense – fra Finland til Storbritannia, fra Sverige til USA, fra Estland til Australia – må tollmyndighetene på destinasjonen vite hva den inneholder. CN22 og CN23 er standardiserte skjemaer som gir denne informasjonen. De er en del av Universal Postal Union (UPU)-systemet og anerkjennes av tollmyndigheter over hele verden.

De to skjemaene har samme formål, men gjelder forskjellige forsendelsestyper:

CN22 er en liten erklæring i etikettstørrelse som brukes til postforsendelser med lav verdi og lav vekt. Den er selvklebende og festes direkte på utsiden av pakken. En tollbetjent kan lese nøkkelinformasjonen med et blikk uten å åpne pakken.

CN23 er en større og mer detaljert deklarasjon som brukes for forsendelser med høyere verdi og kommersielle varer som sendes via budtjenester eller posttjenester. Den inneholder flere felt og mer detaljer enn CN22, og ledsages vanligvis av en handelsfaktura for kommersielle forsendelser.

Begge skjemaene brukes av både post- og budfirmaer – det konkrete formatet kan variere litt fra transportør til transportør, men informasjonen som kreves er den samme.

Hvorfor dette er viktig for e-handelsaktører

Hver forsendelse du sender utenfor EU – til Storbritannia, Norge, Sveits, USA, Australia og de fleste andre destinasjoner utenfor EU – krever enten et CN22- eller CN23-skjema. Det er ingen unntak basert på forsendelsens verdi på utgående EU-side. Å sende en pakke internasjonalt uten riktig tolldeklarasjon er ikke en bagatell – den vil bli holdt tilbake på tollstasjonen på destinasjonen inntil dokumentasjonen er levert, noe som forsinker leveransen, genererer henvendelser til kundeservice og i noen tilfeller resulterer i at pakken blir returnert eller destruert.

Det er like viktig å fylle ut skjemaet riktig som det er å fylle det ut i det hele tatt. Feilaktige eller ufullstendige deklarasjoner – feil HS-koder, undervurderte verdier, vage innholdsbeskrivelser – er den viktigste årsaken til tollforsinkelser og uventede importavgifter som påløper kundene dine. En tollmyndighet som ikke kan identifisere hva som er i en pakke, eller som mistenker at den deklarerte verdien ikke samsvarer med den faktiske verdien, vil holde tilbake forsendelsen til de er fornøyd. Den prosessen tar tid og skaper akkurat den type problemer med kundeopplevelsen som tolldokumentasjon er ment å forhindre.

Hvilket skjema skal du bruke når

Valget mellom CN22 og CN23 avhenger av varens verdi og forsendelsestypen.

Er du i tvil, bruk CN23. Den inneholder all informasjonen som CN22 gjør, pluss mer – en tollbetjent på destinasjonen kan behandle en CN23 for enhver forsendelse, mens en CN22 kan være utilstrekkelig for forsendelser med høyere verdi eller kommersielle forsendelser.

Hva hvert skjema inneholder

CN22-felt:

• Innholdsbeskrivelse (hva pakken inneholder)
• Antall
• Vekt
• Deklarert verdi (i opprinnelsesvaluta)
• HS-tariffkode (i enkelte versjoner)
• Type forsendelse: gave, kommersiell prøve, returvarer, annet
• Avsenderens signatur og dato
• Avkryssingsrute for å bekrefte at pakken ikke inneholder farlig gods

CN23-felt – alt det ovennevnte, pluss:

• Detaljert beskrivelse av hvert element (egen linje per elementtype)
• Opprinnelsesland for hver vare
• HS-tariffkode for hver vare
• Total bruttovekt
• Tollreferansenummer (hvis aktuelt)
• Avsenderens fulle navn, adresse og kontaktopplysninger
• Mottakerens fulle navn og adresse
• Importørreferanse (for kommersielle forsendelser)
• Frakt og forsikringsverdi

Det er CN23-skjemaets spesifisering linje for linje som gjør det mulig for tollmyndighetene å anvende riktig tollsats på hver varekategori i en forsendelse med flere varer – en pakke som inneholder en skjorte og et par sko, for eksempel, kan ha forskjellige HS-koder og forskjellige tollsatser for hver vare.

De vanligste feilene på CN22 og CN23

Vage beskrivelser av innholdet. «Klær», «elektronikk» eller «varer» er ikke tilstrekkelig. Tollmyndighetene må forstå nøyaktig hva varen er for å kunne anvende riktig tollsats og sjekke om det foreligger importrestriksjoner. «Bomullst-skjorte for kvinner», «trådløse ørepropper» eller «keramisk kaffekopp» er riktig detaljnivå.

Undervurderte verdier. Å oppgi en lavere verdi enn den faktiske transaksjonsprisen for å redusere importavgiftene for mottakeren – noen ganger kalt undervurdering eller å merke en kommersiell forsendelse som en gave – er tollsvindel. Det er ulovlig i de fleste jurisdiksjoner, det setter både avsenderen og mottakeren i fare for straff, og når det oppdages, resulterer det i at forsendelsen blir holdt tilbake og potensielt beslaglagt. Oppgi den faktiske transaksjonsverdien.

Feil eller manglende HS-koder. HS-tariffkoden (Harmonized System) identifiserer produktkategorien og bestemmer gjeldende importtollsats. En feil HS-kode kan føre til at feil tollsats blir brukt – noe som kan bety at kunden blir overfakturert (og bestrider dette med deg) eller underfakturert (og det oppstår et problem med regelverket). Manglende HS-koder fører til forsinkelser mens tollbetjentene tildeler en kode selv, noe som tar lengre tid og kanskje ikke samsvarer med den satsen du hadde tenkt.

Merking av kommersielle salg som gaver. En gave mellom privatpersoner får en annen (generelt lavere) tollbehandling enn et kommersielt salg. Å merke et e-handelssalg som en gave for å unngå importtoll er tollsvindel, selv om varen faktisk sendes som en gave til noen avsenderen kjenner. Kommersielle salg må deklareres som kommersielle salg.

Ufullstendige opplysninger om avsender og mottaker. Hvert felt på CN23-skjemaet er der av en grunn. Manglende adresser, telefonnumre eller importørreferanser fører til forsinkelser i behandlingen og kan, for kurerforsendelser, hindre transportørens tollagent i å fortolle forsendelsen på vegne av mottakeren.

Hvordan CN22 og CN23 forholder seg til handelsfakturaen

For kommersielle forsendelser via budtjenester – DHL, FedEx, UPS og lignende – fungerer CN23 og handelsfakturaen sammen. CN23 er tolldeklarasjonsskjemaet. Handelsfakturaen er det underliggende dokumentet som gir den økonomiske og kommersielle konteksten: forholdet mellom kjøper og selger, betalingsbetingelser og detaljert produktinformasjon.

De fleste transportører krever begge deler for internasjonale kommersielle forsendelser. CN23-skjemaet festes på utsiden av pakken; handelsfakturaen plasseres vanligvis inne i pakken eller i en gjennomsiktig dokumentlomme på utsiden. Når transportørens tollagent behandler forsendelsen, henviser de til begge dokumentene.

For postforsendelser (Royal Mail, Posti International, Deutsche Post) er CN22 eller CN23 vanligvis det eneste tolldokumentet som kreves – en separat handelsfaktura er kanskje ikke nødvendig for forsendelser med lav verdi, selv om det er god praksis å legge ved en for alle kommersielle salg over 150 euro.

Hvordan dette knyttes til din Shopify-butikk

For hver internasjonal forsendelse fra din Shopify-butikk til en destinasjon utenfor EU må den riktige tolldeklarasjonen genereres og vedlegges før pakken forlater lageret ditt. Gjort manuelt betyr dette å fylle ut et CN22- eller CN23-skjema for hver internasjonal ordre – og legge inn varebeskrivelser, verdier, HS-koder og destinasjonsdetaljer hver gang.

Packrooster genererer automatisk CN22- og CN23-tolldeklarasjoner fra ordredataene som allerede finnes i Shopify. Når du oppretter en fraktetikett for en internasjonal ordre, identifiserer Packrooster destinasjonslandet, avgjør om CN22 eller CN23 er påkrevd, og genererer det riktige skjemaet fylt ut med produktdetaljer, deklarerte verdier og HS-koder fra ordren. Det støtter også elektronisk og papirløs handel – der destinasjonstransportøren og tollmyndigheten aksepterer elektronisk innsending, overfører Packrooster deklarasjonen digitalt, slik at du ikke trenger å skrive ut og fysisk feste et skjema til hver internasjonale pakke.

Dette er viktigst når volumet er stort. For en forhandler som behandler ti internasjonale bestillinger i uken, er manuell utfylling av tollskjemaer en mindre ulempe. For en forhandler som behandler hundre internasjonale bestillinger i uken, er manuell utfylling en betydelig driftskostnad og en kilde til feil. Automatisering løser begge problemene samtidig.

Les mer om Packrooster →

Ofte stilte spørsmål

Trenger jeg et CN22- eller CN23-skjema for å sende fra Finland til Tyskland? Nei. Både Finland og Tyskland er EU-medlemsstater. Forsendelser innenfor EU krever ikke tolldeklarasjoner – varer beveger seg fritt innenfor EUs indre marked. CN22 og CN23 kreves kun for forsendelser som krysser en ytre EU-grense – til Storbritannia, Norge, Sveits, USA og andre destinasjoner utenfor EU.

Hva er forskjellen mellom et CN23-skjema og en handelsfaktura? Et CN23-skjema er et standardisert internasjonalt tolldeklarasjonsskjema som brukes av post- og budtjenester over hele verden. En handelsfaktura er et dokument som er spesifikt for en kommersiell transaksjon, og som beskriver forholdet mellom kjøper og selger, produktbeskrivelser, priser og betalingsbetingelser. For kurerforsendelser kreves vanligvis begge deler. CN23 er det offisielle tolldokumentet, mens handelsfakturaen er det underliggende handelsdokumentet. De inneholder overlappende informasjon, men har ulike funksjoner i fortollingsprosessen.

Må jeg skrive ut CN22- og CN23-skjemaer selv? Ikke nødvendigvis. De fleste bestillingssystemer for transportører – inkludert Packrooster – genererer tolldeklarasjoner automatisk når du oppretter en internasjonal fraktetikett. Skjemaene skrives ut som en del av etikettsettet eller sendes elektronisk der transportøren og mottakerlandet støtter papirløs handel. Du trenger bare å skaffe blanke skjemaer hvis du fyller ut tolldeklarasjoner manuelt, noe som blir stadig sjeldnere for forhandlere som bruker integrerte fraktplattformer.

Hva skjer hvis tollmyndighetene avviser deklarasjonen min? Hvis tollmyndighetene finner en feil eller mangel i et CN22- eller CN23-skjema, vil de holde tilbake forsendelsen og vanligvis kontakte importøren (kunden din) eller transportørens tollagent for avklaring. I noen tilfeller kan de kontakte deg som avsender. Avhengig av problemets art – manglende informasjon, avvik i verdi, forbudte varer – kan forsendelsen bli klarert etter at problemet er løst, returnert til deg eller, i alvorlige tilfeller, beslaglagt. Korrekt og fullstendig dokumentasjon ved avgang er den eneste pålitelige måten å unngå dette på.

Krever Norge CN22 eller CN23? Ja. Til tross for at Norge ligger geografisk nær EU-landene og er medlem av EØS, er landet ikke med i EUs tollunion. Alle kommersielle forsendelser fra et EU-land til Norge krever tolldokumentasjon – CN22 eller CN23 avhengig av verdi, pluss en handelsfaktura for kommersielle varer. Norsk importmerverdiavgift gjelder for forsendelser over 350 NOK, og norsk toll vil beregne tollavgifter basert på de oppgitte HS-kodene. Dette er et av de vanligste regelbruddene for nordiske e-handelsaktører som sender varer over grensen mellom Sverige og Norge eller Finland og Norge.

Kan jeg bruke samme HS-kode for alle produktene mine på tollskjemaet? Bare hvis alle produktene dine virkelig faller inn under samme HS-kode. HS-koder er produktspesifikke – de identifiserer varekategorien for tollformål. Å bruke en enkelt generisk HS-kode på tvers av ulike produkttyper er unøyaktig og kan føre til at feil tollsats blir brukt, noe som er et problem for både deg og kunden din. Forsendelser med flere varer bør oppgi en egen HS-kode for hver enkelt produkttype.