Lyhyt määritelmä: Pick and pack on varastoprosessi, jossa tilaukselle etsitään oikeat tuotteet (picking) ja valmistellaan ne sopivaan pakkaukseen, johon liitetään lähetystarra (packing), valmiina kuljetusyhtiön noutoa varten.
Mitä tämä tarkoittaa
Pick and pack kuvaa tilausten käsittelyn kahta keskeistä fyysistä vaihetta. Kun asiakas tekee tilauksen Shopify-kaupastasi, jonkun on fyysisesti haettava tuotteet varastosta, pakattava ne laatikkoon tai postituskuoreen, suljettava ja merkittävä ne sekä luovutettava ne kuljetusyhtiölle. Se joku – olitpa se sinä, varastotyöntekijä tai 3PL-järjestelmä – suorittaa pick and pack -toiminnon.
Keräily (pick) on tavaroiden nouto. Varastotyöntekijä (tai automatisoitu järjestelmä) saa keräilylistan – asiakirjan tai näytön, jossa on luettelo tarvittavista tuotteista, niiden määristä ja sijainnista varastossa. He kävelevät tai ajavat kuhunkin sijaintiin, noutavat oikeat tuotteet ja vievät ne pakkausalueelle.
Pakkaus (pack) on valmisteluvaihe. Kerätyt tuotteet laitetaan sopivaan pakkaukseen – laatikkoon, postituspussiin tai muovipussiin – ja niihin lisätään tarvittavat täyteaineet, välilevyt tai brändimateriaalit. Paketti suljetaan, punnitaan ja mitataan tarvittaessa, ja siihen kiinnitetään lähetystarra. Sen jälkeen se viedään lähtöalueelle kuljetusyhtiön noutoa varten.
Yhdessä keräily ja pakkaus muodostavat jakelutoiminnan operatiivisen ytimen. Kaikki muu – varaston layout, WMS-ohjelmisto, skannausinfrastruktuuri, pakkausmateriaalit – on olemassa, jotta keräily ja pakkaus sujuisivat nopeammin, tarkemmin ja kustannustehokkaammin.
Miksi tämä on tärkeää verkkokauppiaille
Pick and pack -prosessiin liittyy suurin osa jakelumistoiminnan muuttuvista kustannuksista. Siellä tapahtuu myös eniten virheitä – väärän tuotteen lähettäminen, väärä määrä, oikea tuote väärässä koossa – ja siellä brändisi fyysinen asiakaskokemus luodaan tai tuhotaan.
Kauppiaalle, joka käsittelee kymmenen tilausta päivässä kotinsa ylimääräisestä makuuhuoneesta käsin, keräily ja pakkaus ovat vähäinen urakka. Kauppiaalle, joka käsittelee kaksisataa tilausta päivässä jaetusta varastosta käsin, se on logistiikkatoiminto, joka vaatii aktiivista suunnittelua ja hallintaa. Ero kaoottisen ja hyvin suunnitellun keräily- ja pakkausprosessin välillä on mitattavissa tilauskohtaisena ajankäyttönä, virheprosenttina ja näiden virheiden kumulatiivisena vaikutuksena asiakaskokemukseen.
Kolme asiaa tekee keräilystä ja pakkaamisesta aidosti ymmärryksen arvoista jopa pienemmille kauppiaille:
Virheiden kustannukset. Väärän tuotteen lähettäminen aiheuttaa asiakaspalvelupyynnön, palautuksen, korvaavan lähetyksen ja usein myös hyvityksen. Yhden keräilyvirheen kokonaiskustannukset – kun otetaan huomioon kaikki nämä seuraukset – ovat tyypillisesti kymmenen-kolmekymmentä kertaa suuremmat kuin pelkän lähetystarran hinta. Keräilyn tarkkuus ei ole vain varaston hienous; se on suoraan sidoksissa kyseisten tilausten katteeseen.
Nopeus ja kapasiteetti. Keräilyn ja pakkaamisen tehokkuus määrää, kuinka monta tilausta voit käsitellä tietyssä ajassa. Kauppiaalla, joka pystyy keräilemään ja pakkaamaan kolmekymmentä tilausta tunnissa, on aivan erilainen kapasiteetin yläraja kuin kauppiaalla, joka pystyy käsittelemään kymmenen tilausta. Tilausmäärien kasvaessa keräilyn ja pakkaamisen läpimenon parantaminen on usein kustannustehokkaampaa kuin henkilöstömäärän lisääminen.
Asiakaskokemuksen hetki. Pakkauksen avaaminen on brändisi fyysinen kosketuspiste. Se, miltä paketti näyttää saapuessaan – siisti vai sotkuinen, oikein pakattu vai kolhiintunut, oikeat lisäosat mukana vai ilman – määräytyy kokonaan pakkausvaiheessa. Brändeille, joille pakkauksen ulkonäkö on tärkeää, pakkausprosessi vaatii tarkat vaatimukset ja laadunvalvonnan.
Keräily- ja pakkausprosessi käytännössä
Tyypillinen Shopify-kauppiaan keräily- ja pakkausprosessi näyttää tältä:
1. Tilaus vastaanotettu. Asiakas tekee tilauksen. Se näkyy Shopify-hallintapaneelissasi ja, jos järjestelmät on yhdistetty, varastonhallintajärjestelmässäsi tai Packrooster toimitusnäkymässä.
2. Keräysluettelo luodaan. Luodaan keräysluettelo – joko tulostettuna, näytöllä näkyvänä tai käsiskanneriin lähetettynä – jossa luetellaan tarvittavat tuotteet, niiden varastointipaikat ja tarvittavat määrät.
3. Keräily. Työntekijä liikkuu varastossa keräilylistan mukaisesti ja hakee tuotteet niille osoitetuista varastointipaikoista. Hyvä varaston layout minimoi nopeakiertonopeuden tuotteiden keräilyyn tarvittavan kävelymatkan.
4. Tarkistus. Ennen pakkaamista tuotteet tarkistetaan tilauksen perusteella – silmämääräisesti, viivakoodin skannauksella tai molemmilla tavoilla. Tässä vaiheessa virheet havaitaan ennen kuin ne johtavat väärän tuotteen lähettämiseen.
5. Pakkaus. Tuotteet pakataan sopiviin pakkauksiin, joihin lisätään tarvittaessa täyteainetta, mahdolliset brändätyt liitteet tai markkinointimateriaalit, ja suljetaan.
6. Etiketöinti. Lähetysetiketti tulostetaan ja kiinnitetään pakettiin.
7. Lajittelu ja lähetys. Pakattu paketti siirretään lähetysalueelle, jossa se lajitellaan kuljetusyhtiöittäin, jos käytössä on useita kuljetusyhtiöitä, ja noudetaan kuljetusyhtiön aikataulun mukaisella kierroksella.
Keräilymenetelmät – miten varastot järjestävät keräilyn
Suuremmille yrityksille tai kolmansien osapuolten logistiikkapalveluita (3PL) käyttäville yrityksille nouto- ja toimitustavat ovat merkittävä tehokkuuden parantaja.
Erillinen keräily — yksi työntekijä kerää yhden tilauksen kerrallaan alusta loppuun ennen seuraavan aloittamista. Yksinkertaista ja tarkkaa. Tehokasta pienissä toiminnoissa tai tilauksissa, joissa on paljon tuotteita. Tehottomaa, kun monissa tilauksissa on samankaltaisia tuotteita ja varasto on suuri.
Eräkeräily — yksi työntekijä kerää tuotteita useisiin tilauksiin samanaikaisesti, yhdistämällä samasta varastopaikasta peräisin olevat tuotteet useisiin tilauksiin yhdellä kertaa. Vähentää kävelymatkoja merkittävästi. Vaatii jälkikäteen lajitteluvaiheen tuotteiden erottelemiseksi tilauskohtaisesti.
Alue-keräily – varasto on jaettu alueisiin, ja työntekijät työskentelevät yksinomaan omalla alueellaan. Tilauksen tuotteet kerätään rinnakkain eri alueilla ja kootaan yhteen ennen pakkaamista. Tehokas ratkaisu suurille varastoille, joilla on laaja tuotevalikoima. Lisää koordinoinnin monimutkaisuutta.
Aalto-keräily — tilaukset ryhmitellään aaltoihin ja vapautetaan keräilyä varten aikataulun mukaisin väliajoin. Mahdollistaa kuljetusyhtiöiden määräaikojen järjestelmällisen noudattamisen — esimerkiksi kaikki tilaukset, jotka on määrä toimittaa DHL:lle klo 14.00 mennessä, menevät klo 12.00:n aaltoon.
Useimmille Shopify-kauppiaille, jotka hoitavat toimitukset itse, sopivat parhaiten yksittäis- tai eräkeräily. Alue- ja aaltokeräily kuuluvat 3PL-palveluiden ja jakelukeskusten toimialaan.
Yleisiä väärinkäsityksiä ja virheitä
"Keräilyn ja pakkaamisen tehokkuudella on merkitystä vain suurissa volyymeissa." Virheprosentit ja tilausta kohden kuluva aika ovat tärkeitä jo ensimmäisestä tilauksesta lähtien. 2 %:n keräilyvirheprosentti 20 tilauksessa päivässä tarkoittaa yhtä virheellistä lähetystä joka toinen ja puoli päivää – hallittavissa oleva, mutta jatkuvasti kallis virhe. Sama virheprosentti 200 tilauksessa tarkoittaa neljää virheellistä lähetystä päivässä. Pienillä volyymeilla vakiintuneet tavat ja prosessit säilyvät myös volyymien kasvaessa.
"Viivakoodien skannaus on tarkoitettu vain suurille varastoille." Packrooster scan-to-fulfill-ominaisuuteen liitetty viivakoodiskanneri on käytännöllinen ja kustannustehokas jo hyvin pienillä päivittäisillä tilausmäärillä. Pakkausvaiheessa suoritettava skannaus ja tarkistus havaitsevat väärät tuotteet ennen kuin ne lähtevät varastosta – tämä on arvokasta riippumatta tilausmääristä. Laitteistokustannukset ovat alhaiset, ja virheiden ehkäisyn hyödyt ovat välittömiä.
"Nopein keräilymenetelmä on aina paras." Nopeus ja tarkkuus ovat ristiriidassa keräilyn ja pakkaamisen yhteydessä. Menetelmät, jotka optimoidaan puhtaasti nopeuden perusteella – suurten määrien eräkeräily ilman riittävää tarkistusta – lisäävät yleensä virheiden määrää. Oikea tasapaino riippuu tuotevalikoimastasi, virhetoleranssistasi sekä virheiden jatkokustannuksista tietyn tuotteen ja asiakastyypin kohdalla.
"Pakkauksen laatu ei vaikuta toimituskustannuksiin." Se vaikuttaa kuitenkin tilavuuspainon kautta. Työntekijä, joka käyttää tavallisesti tarpeettoman suuria laatikoita tai jättää liikaa täyteainetta, kasvattaa jokaisen paketin tilavuuspainoa ja nostaa kuljetusyhtiön veloittamaa hintaa tilausta kohden. Pakkauksen laatu ja kustannustehokkuus ovat yhteydessä toisiinsa – oikean kokoisten pakkausten käyttöä koskeva koulutus maksaa itsensä takaisin alhaisempina toimituskustannuksina.
Miten tämä liittyy Shopify-kauppaasi
Packrooster skannaa-ja-jakele-työnkulku yhdistää keräily- ja pakkausprosessin suoraan Shopifyn tilausten jekeluun. Kun työntekijä on valmis pakkaamaan tilauksen, hän skannaa tilauksen viivakoodin – keräilylistalta, pakkausluettelosta tai itse Shopify-tilauksesta. Packrooster hakee tilauksen tiedot, ja työntekijä voi skannata kunkin tuotteen viivakoodin, kun se laitetaan laatikkoon, varmistaakseen, että oikeat tuotteet pakataan. Kun kaikki tuotteet on tarkistettu, Packrooster luo toimitustiedot Shopifyyn ja tulostaa lähetystarran – erillistä tarratulostusta tai manuaalista toimitusvahvistusta ei tarvita.
Tämä skannaus- ja vahvistusvaihe on tehokkain yksittäinen muutos, jonka useimmat itse toimittavat kauppiaat voivat tehdä poimintavirheiden vähentämiseksi. Sen sijaan, että luotettaisiin työntekijän kykyyn täsmätä tuotteiden kuvaukset poimintalistalla silmämääräisesti, jokainen tuote vahvistetaan skannaamalla sen viivakoodi ennen paketin sulkemista. Virheet, jotka muuten johtaisivat väärään lähetykseen, havaitaan pakkausvaiheessa, ja tämä vie vain muutaman ylimääräisen sekunnin tilausta kohden.
Suurten volyymien käsittelyyn Packrooster joukkotulostus- ja erätoimitusominaisuudet mahdollistavat useiden tilausten samanaikaisen käsittelyn – luomalla tarrat koko tilauserälle yhdellä kertaa sen sijaan, että ne tulostettaisiin yksi kerrallaan – mikä vähentää pakkausvaiheen hallinnollista työmäärää merkittävästi.
Packrooster tukee myös automaatioita, jotka käynnistävät etikettien luomisen, toimitusvahvistuksen ja asiakasilmoituksen automaattisesti, kun tietyt ehdot täyttyvät. Tämä vähentää manuaalisia vaiheita keräily- ja pakkausprosessissa tilauksille, jotka täyttävät määritellyt kriteerit.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä eroa on keräilyllä ja pakkaamisella sekä tilausten käsittelyllä? Tilausten käsittely on laajempi termi, joka kattaa koko prosessin tilauksen vastaanottamisesta paketin toimitukseen – mukaan lukien keräilyn ja pakkaamisen, toimituksen ja joskus myös palautusten käsittelyn. Keräily ja pakkaaminen ovat tilausten käsittelyn sisällä tapahtuvia konkreettisia varastotoimintoja. Kaikki keräily ja pakkaaminen ovat osa tilausten käsittelyä, mutta kaikki tilausten käsittely ei ole keräilyä ja pakkaamista.
Kuinka voin vähentää keräilyvirheitä omassa varastossani? Tehokkaimmat toimenpiteet vaikutuksen mukaan järjestettynä: viivakoodin skannauspakkausvaiheessa (havaitaan väärät tuotteet ennen lähetystä), selkeä ja looginen varastopaikkojen merkitseminen (vähentää väärästä paikasta keräilyä), yksittäisten tuotteiden tarkistus tilauksissa, joissa on paljon SKU-koodeja (tarkistetaan jokainen tuote tilausrivin perusteella) sekä säännölliset varastolaskennat varaston tarkkuuden varmistamiseksi (estää keräilyn paikasta, jossa on eri tuote kuin järjestelmä näyttää). Packrooster skannaa-ja-tarkista-ominaisuus ratkaisee näistä ensimmäisen ja vaikuttavimman.
Mitä pakkausmateriaalia minun tulisi käyttää keräilyyn ja pakkaamiseen? Käytä pienintä laatikkoa tai postituspussia, joka suojaa tuotetta riittävästi sopivalla täyteaineella. Oikean kokoinen pakkaus vähentää tilavuuspainoa (ja siten toimituskustannuksia), vähentää tarvittavan täyteaineen määrää ja näyttää yleensä ammattimaisemmalta asiakkaalle. Pidä varastossa pieni valikoima vakiokokoisia laatikoita yleisimpiä tilauskokoonpanoja varten ja kouluta pakkaajia siitä, mitä kokoa käytetään mihinkin tuotteisiin – johdonmukaisuus vähentää sekä virheitä että kustannuksia.
Miten keräily ja pakkaus muuttuvat, kun käytän 3PL-palvelua? Kun siirryt 3PL-palveluun, keräily- ja pakkausprosessi siirtyy 3PL-palvelun varastolle ja tiimille. Et enää suorita fyysisiä vaiheita itse, vaan hallinnoit syötteitä (saapuvat varastot, pakkausmääräykset, Shopify-integraatio) ja tuotoksia (tilauksen tarkkuus, toimitusnopeus, asiakaskokemus). 3PL-palveluntarjoajan keräily- ja pakkausprosessin tehokkuus vaikuttaa suoraan asiakaskokemukseen ja tilauskohtaisiin kustannuksiin, minkä vuoksi laadunvalvonta ja selkeät määräykset ovat tärkeitä 3PL-palveluntarjoajan valinnassa ja hallinnoinnissa.
Mikä on keräilylista ja miten se eroaa pakkausluettelosta? Keräilylista on sisäinen varastodokumentti, jota käytetään ohjaamaan keräilyprosessia – siinä luetellaan tuotteet, niiden määrät ja varastointipaikat. Sitä käyttävät varaston työntekijät, eikä sitä lähetetä asiakkaalle. Pakkausluettelo on asiakkaalle tarkoitettu asiakirja, joka liitetään pakettiin – siinä luetellaan tilauksen tuotteet, määrät ja joskus hinnat. Toinen on sisäinen operatiivinen työkalu, toinen asiakkaalle tarkoitettu asiakirja. Sama tilaus tuottaa molemmat, mutta niillä on eri käyttötarkoitukset.
Minkä tilausmäärän kohdalla minun kannattaa investoida skannauslaitteisiin? Packrooster scan-to-fulfill-työnkulkuun sopivat viivakoodilukijat ovat edullisia – perusmallinen USB- tai Bluetooth-käsilukija maksaa alle 50 euroa. Virheiden ehkäisyn kustannukset saadaan yleensä takaisin jo muutaman vältetyn virheellisen lähetyksen myötä. Useimmille kauppiaille, jotka käsittelevät yli kymmenen tilausta päivässä, investointi maksaa itsensä takaisin muutamassa viikossa. Kauppiaille, jotka käsittelevät viisikymmentä tai enemmän tilausta päivässä, se on selkeä toiminnallinen välttämättömyys.
